如何合并邮件.docVIP

本文介绍了如何创建，并通过使用 Microsoft Excel 工作表中的数据打印套用信函，Word 中使用邮件合并功能。您在使用 Word 邮件合并功能时 Word 会合并 主文档 与生成一组 输出文档 的 收件人列表： 主文档包含基本的文本中的所有输出文档相同的。它可能包含了信头、 文本，和中用于插入文本 （例如收件人姓名和地址） 的 合并域 到另一个输出文档之间变化的说明。 收件人列表是包含要合并到输出文档的数据的数据库。例如对于收件人列表是一个 Microsoft Access 数据库文件或 Excel 工作表。此数据库通常是名称、 地址、 电话号码和个人信息的其他类别的列表。 输出文档是邮件合并的结果。在输出文档中的文字可以是在所有的输出文档中相同，但您可以应用于特定的文档格式。 回到顶端 步骤 1： 设置 Excel 数据文件 在继续进行邮件合并向导之前，请确保您的 Excel 工作表的很好地构造实现此目的。请注意对数据表以下要求： 第一行应该包含字段名称的每一列中--例如对于标题、 称呼、 名字、 中间名、 姓、 地址 1 和地址 2。 每个字段的名称应是唯一的。 每行应提供有关特定项的信息。例如对于一个邮件列表中的每一行可能包含特定的收件人的信息。 表应包含没有空白的行。 创建您的 Excel 数据文件，然后通过使用所需用于您的信函，如下面的示例数据文件中所示的字段来对其进行排列。 Last Name First Name Title Address City Postal Code Country Davolio Nancy Sales Representative 507 - 20th Ave. E. Apt. 2A Seattle 98122 USA Fuller Andrew Vice President, Sales 908 W. Capital Way Tacoma 98401 USA Leverling Janet Sales Representative 722 Moss Bay Blvd. Kirkland 98033 USA Peacock Margaret Sales Representative 4110 Old Redmond Rd. Redmond 98052 USA Buchanan Steven Sales Manager 14 Garrett Hill London SW1 8JR UK Suyama Michael Sales Representative Coventry House Miner Rd. London EC2 7JR UK King Robert Sales Representative Edgeham Hollow Winchester Way London RG1 9SP UK Callahan Laura Inside Sales Coordinator 4726 - 11th Ave. N.E. Seattle 98105 USA Dodsworth Anne Sales Representative 7 Houndstooth Rd. London WG2 7LT UK 创建您的 Excel 数据文件后，保存它，然后关闭数据文件。有关如何创建邮件合并地址列表的详细信息单击下面的文章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的文章： 294688? (/kb/294688/ ) 如何设计和设置邮件合并地址列表在 Word 2002 和更高版本的 Word 中 回到顶端 步骤 2： 设置主文档 在 Microsoft Office Word 2003 和早期版本的 Word 中，指向 工具 菜单上的 信函与邮件，然后单击 邮件合并向导。在 Microsoft Office Word 2007 年中 邮件 选项卡上的 开始邮件合并 组中单击 开始邮件合并，然后单击 邮件合并向导的循序渐进。 在 选择文档类型，单击 信函。活动文档将成为主文档。主文档包含文本和图形都是相同的合并文档的每个版本的。例如对于寄信人地址和称呼套用信函中的是相同的每个版本。 单击 下一步： 正在启动文档。 使用下列方法之一： 在文档窗口中当前显示的文档的开头。若要执行此操作单击 使用当前文档。然后通过在文档窗口中键入字母或等待，直到该向导会提示您要执行此操作，在随后的某一步骤中。 从模板开始。若要这样做，请按照下列步骤操作： 单击 从模板开始。 单击 选择模板。 在 邮件合并 选项卡上选择所需 选择模板 对话框中的模板，然后单击 确定。 从现有文档开始。若要这样做，请按照下列步骤操作： 单击