安徽移动合作伙伴来访接待工作指南.docVIP

合作伙伴来访接待工作指南 为进一步做好合作伙伴的来访接待工作，提高双方合作效率，现将物资采购部合作伙伴来访接待工作的有关要求明确如下： 一、商务接洽标准 （一）日常业务咨询 1、付款查询 合作伙伴按合同约定要求已向采购经理提供发票等付款依据后一个月，需要查询合同付款情况时，应在每周二向物资采购部秘书提供正确的合同编号、合同金额、申请付款额等相关信息。秘书在接到合作伙伴的查询需求时，要细致耐心的回答合作伙伴的查询结果，对于应付未付的款项，将解释原因并将预计完成付款时间告之合作伙伴。 2、资料交付 合作伙伴提供给物资采购部的产品资料，由采购经理负责接收，对不能明确采购经理的新产品或新业务，秘书将负责接收合作伙伴的资料，物资采购部将很乐意且认真的进行阅读分析，为使合作伙伴的资料能完整、系统地保留，也便于物资采购部及时将资料存入公司资料库系统以备查询，建议合作伙伴能同时提供产品资料的电子文档。 （二）日常来访 双方日常的商务往来与交流，请合作伙伴与物资采购部采购经理预约，说明接洽事由及目的，由采购经理负责接洽，物资采购部领导原则上不出席。 （三）重要来访 合作伙伴来访满足下列条件之一的，可作为重要来访，通过物资采购部秘书预约与部门领导的面谈时间： 1、合作伙伴提供的产品或服务的产业链发生重大调整； 2、合作伙伴与移动公司合作业务有重要变更、调整； 3、双方合作中出现重大问题需要投诉的事件； 4、合作伙伴公司高管的年度拜访； 5、物资采购部主动发出的重要会晤邀请； 6、双方合作中的其它重大或突发事件需要商谈。 二、重要来访商务接洽要求 （一）接洽时间 原则上每周二为物资采购部合作伙伴重要来访接洽日。 （二）来访要求 合作伙伴来访前应提前做好相关材料的准备工作（涉及投诉的要明确投诉对象和投诉支撑材料），与物资采购部秘书沟通，告知来访目的，由秘书安排接洽事宜。 （三）预约办理流程 1、物资采购部秘书收集来访请求，经请示部门领导同意后，与合作伙伴确认来访时间和地点，登记《商务洽谈预约登记表》，提前安排好接待事宜，并通知相关采购经理做好准备工作。 2、采购经理应提前做好相关材料、数据及会晤背景资料的准备工作，对合作伙伴投诉等重要事件应提前了解事件原因及影响，并在来访之前准备好解决方案。 （四）预约变更 1、物资采购部领导因临时会议、出差等原因不能接洽合作伙伴的，物资采购部秘书在接到通知后，及时联系合作伙伴联系人变更接洽时间，并通知采购经理后，更新预约登记表。 2、合作伙伴由于自身原因无法按期进行商务接洽的，需提前与物资采购部秘书联系，变更双方商务接洽时间，物资采购部秘书及时告知部门领导和采购经理后，更新预约登记表。 （五）接洽办理流程 1、合作伙伴按预约时间到访后，由物资采购部秘书指引到会议室，同时通知采购经理，采购经理应及时联系部门领导到达会议室。 2、洽谈结束后，由采购经理及时将预约登记表中的洽谈结果填写完毕，交部门秘书电子归档。 三、其他注意事项 （一）合作伙伴接口人要求 为使双方业务接口顺利，确保双方利益不受损失，建议合作伙伴在年度内不调整接口业务人员。合作伙伴在变更与物资采购部的业务接口人员后，变更后的新业务人员应携带公司业务授权书、身份证复印件和上级业务分管领导、公司财务部及纪检部门的相关电话信息，与原业务人员一起到物资采购部说明业务接口变更事宜。 （二）接待区域 为不影响办公区内的其它同志正常工作，请合作伙伴按照我公司管理规定，勿随意进入办公区，双方会谈由部门秘书安排在洽谈室内进行。 （三）商业礼仪 双方在商务洽谈时应着正装，注意仪容仪表，言谈举止要恰当，符合商业礼仪，塑造良好的商务形象。 （四）廉洁自律 双方在商务洽谈和日常的合作中应严格按照双方签订的《双向廉洁从业承诺书》的要求执行，自觉规范商务行为。 商务接洽预约登记表 预约时间 　 合作伙伴名称 　 洽谈地点 主营产品 　 来访人员（职务、姓名） 　 对口采购经理 　 洽谈目的 　 洽谈结果 　 备注