秘书实务(会议管理)要点.ppt

五、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 2．显示一个组织或一个部门的存在 3．会议是一种群体沟通的方式 六、会议的目的 ◆开展有效的沟通 ◆传达资讯 ◆监督员工、协调矛盾 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 ◆开发创意 ◆激励士气 ◆巩固主管地位 1.会议的时间成本 2.直接的会议成本 3.效率损失成本 经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？ 会议中秘书人员还有哪些工作要做？ 会议后还有哪些收尾工作？ 2、接站报到签到 参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。 签到方法主要有以下几种： A．小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。 B．大中型会议一般采用证卡签到。 C．富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。 D．座次签到方法。 E．电子计算机签到。 3、引导就座 与会者第一次入场时，会议人员应做好必要的引导，以便与会人员找到座次。 日常的小型会议，与会人员一般都有自己的习惯座位，但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位就座。 有些会议在桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员。 3、引导就座 [小窍门] 与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会