合伙人秘书重点工作说明修改(第四次修改).docVIP

目 录 合伙人秘书工作三大特性 2 合伙人邮件收发、整理 4 一、邮箱的分类 4 二、邮件信息的分类 4 三、电子邮件的整理 5 （一）、私人邮箱的整理 5 （二）、工作邮箱的整理 5 （三）、邮件存档文件夹分类 6 （五）、邮件信息的处理 7 合伙人料理计划 8 一、日程安排的沟通 8 二、预约机制 8 三、出差行程料理 9 四、会议料理 11 五、接待料理 12 信函草拟 12 合伙人文件底稿的整理、归档 15 一、合伙人文件底稿的分类 15 二、文件的装订及归档 15 合伙人电话及传真处理 17 一、电话信息的处理方式 17 二、合伙人的移动电话的管理 17 三、合伙人传真管理 18 合伙人签字管理 19 一、合伙人签字时间的约定 19 二、各项业务的签字规定和流程约定 20 三、特殊情况合伙人不能签字的处理方式 20 （一）、合伙人不在公司无法签字的处理方法 20 （二）、合伙人参加会议的处理方式 21 合伙人业务料理 22 一、业务流程料理 22 二、项目信息及信息汇总上报 33 三、对项目的跟踪反馈 33 合伙人秘书工作三大特性 独立性： 秘书工作是一项服务工作，其工作的内容，特别是在业务工作的内容在某种程度上与其服务对象——合伙人的工作内容有很大的联系。为此，秘书工作范围对内涉及公司各个层面的人员，对外涉及与合伙人相关的客户的联系，联系广泛，许多工作的开展又必须依赖于其他人员对自己工作的支持。但是，这并不意味着秘书工作就应该与大家保持一团和气，而应该保持工作的独立性： 独立思考，具备对负责的各项事宜有独立思考和判断的能力； 独立工作，能独立开展各项工作，有效支持合伙人工作； 独立的人际关系，自己的人际关系应保持相对独立，不能与其他员工过于密切，使服务领导产生不安全感。 原则性： 原则性是指合伙人秘书虽然以合伙人为中心开展工作，但应时刻谨记秘书是公司的一员，忠诚于公司就是忠于工作，忠于公司的原则就是忠诚于自己的原则。因此，服务合伙人时要坚持原则，在对其他员工是也要坚持原则。 以公司文化导向为原则 以公司制度底线为原则 以坚持公司利益为原则 保密性： 公司合伙人为公司核心层领导，掌握着公司经营管理中的大量相对秘密的信息和文件。因此作为合伙人秘书就应该具备高度的保密性。 重要信息保密性 重要资料保密性 客服信息的保密性 不传谣，不造谣。 合伙人邮件收发、整理 一、邮箱的分类 合伙人邮箱分为两类：工作邮箱（OA邮箱、对外公众邮箱）和私人邮箱。 工作邮箱：秘书每天定时收集，对邮件进行筛选、整理，在约定的时间将信息反馈给合伙人，由合伙人审阅。 私人邮箱：秘书不能进入查阅资料，主要是合伙人私人信息、工作上不便于秘书知晓的信息的收发，由合伙人自行查阅、处理。秘书有责任提醒合伙人查看私人邮箱。 二、邮件信息的分类 根据邮箱的分类，所有邮件信息应该分为两类，即保密信息和公开信息。 职能副总邮件信息分类 职能部门 邮件性质 事 项 主要内容 分送邮箱 计算机副总 公开 工作汇报 工作计划、战略 OA邮箱 财务部副总 公开 一般工作汇报 工作计划、战略（不涉及财务的） OA邮箱 保密 与财务、工资相关的邮件 收款、协作费、工资 私人邮箱 人力资源部副总 公开 工作汇报 工作计划、战略（不涉及招聘、人员、绩效的） OA邮箱 保密 工作汇报 招聘、人员、绩效的 私人邮箱 行政部副总 公开 工作汇报 工作计划、战略、方案 OA邮箱 客户部副总 公开 项目信息 入围信息、标书、客户信息、客户反馈意见 OA邮箱 保密 报价 报价信息 私人邮箱 合伙人邮件信息分类 邮件性质 序号 事项 主要内容 分送邮箱 保 密 1 职能口信息 a人力资源部：招聘、人员、绩效、征求意见稿 b内审部：检视结果 c客户部：报价 私人邮箱 2 私人事项 所有有关的私人信息 私人邮箱 3 其他保密信息 涉及公司机密、员工隐私的 私人邮箱 公 开 1 公告/通知 发文制度、开会通知、公司有关事务的通知等 OA邮箱 2 职能口信息 a客户部：入围信息、标书、客户信息、客户反馈意见 b内审：工作安排、配合、制度 c行政部：调查表 OA邮箱 3 委员会信息 委员会相关的资料，会议记要等 OA邮箱 4 项目管理信息 工程进度汇报、收款信息、合同、函 OA邮箱 5 人员管理信息 公司人员信息 OA邮箱 6 公司事务性信息 工作流等、发文制度 OA邮箱 7 公司外部信息 行业信息、客户信息 工作邮箱 注：1、秘书应该与合伙人沟通，明确哪些事项是保密事项。最好以表格的方式进行。 2、秘书应代合伙人草拟一通知，将上述分类及信息的处理要求发给公司员工，让他们明确哪些该发私人邮箱、哪些该发工作邮箱。 三、电