信息、文书与档案管理胡伟卢芳赵修磊第七章文书管理课件教学.pptVIP

文 书 整 理 工 具 一、装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为首页加盖归档章，以更好地保护正本的原始面貌。 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般是采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 文 书 装 订 目前常见的装订方式有线装法、变形材料、粘结式、无酸纸封套等。其中变形材料对材质要求较高，如金属制品（不锈钢夹、燕尾夹等）必须采用质地优良的不锈钢，而且要根据所在地区的气候条件以及库房保管条件，谨慎使用，消毒时也不得使用微波设备；塑料制品则必须有足够强度，以免年久老化断裂。粘结式使用裱糊浆糊以及其它对纸张无害的胶水，成本较低，但存在可逆性差，复印、扫描时不易拆除等缺点。 二、分类 分类就是指所有的归档文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类的组放在一起，使所有归档文件构成一个有机整体的过程。 《归档文件整理规则》中选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。在机关单位档案室的实际工作中一般是将几种分类方法结合，组成多种复式分类法。如：年度-机构-保管期限分类法，年度-问题-保管期限分类法，年度-保管期限