文书处理及系统操作注意事项.ppt

文書處理與系統操作注意事項 秘書室文書組田月玲 981026 簡報大綱 文書處理注意事項 電子公文系統使用須知 文書處理注意事項 所稱文書 係指處理公務或與公務有關之一切資料，不論其形式或性質如何。 稱公文者，謂處理公務之文書。 公文僅是文書的一部份。 所稱『文書處理』 係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。 處理程序-1 文書應一律採用由左至右之橫書格式。 各單位收發公文，得視實際需要採用收發文同號方式。 公文製作應於電子公文系統上編輯、取號。 文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋章或簽名，並記明時間。 處理程序-2 各單位公文之傳遞，應以送文單（簿）或電子方式簽收為憑；公文之陳核流程以線上簽核方式處理為原則 。 會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序處理。 收文處理-1 各單位均應設置登記桌，並指定專人負責，以辦理公文收發及查詢。 除最速件隨收隨送外，密件公文、本文及附件超過10頁之公文及附有實體附件（如：支票、發票、樣品…等）之公文，均以紙本方式分辦各一級單位。 總收文號按年順序編號。 收文處理-2 登記桌人員點收、分辦文件時，遇有必須退回改分之文件應由承辦人員在公文管理系統內填寫『改分銷號申請單』，註明「理由」經單位主管蓋章後退總收文改分。 改分二個單位仍未有單位承辦者，應陳請主任秘書以上主管核示改分。 經主任秘書以上主管改分裁定後，受改分單位不得再行退回改分。 文稿撰擬、會核-1 公文會辦二個單位以上，應使用「簽稿會核單」，並於簽稿會核單上簽註意見。 承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規定在預定結案日期屆滿前申請展期。 承辦人員簽擬公文如為密件、本文及附件10頁以上、保存年限20年以上或附有實體附件（如：支票、發票、樣品…等）者，以紙本簽核公文辦理。 文稿撰擬、會核-2 簽稿如有修改，應於修改處蓋職名章，修改過多時，應退回承辦人員清稿，線上簽核公文清稿後，重新匯出頁面；紙本公文則連同原稿重新陳核(判)。已在簽稿上簽章，而未簽註意見者，視為同意。 受會單位如需簽註較多意見須產生便簽，並可附加檔案。 發文處理 公文經核決後，應退回承辦人修正、校對、清稿無誤，再傳送文書組發文。 有關校內一般性通報周知事項公文，以登載本校公文系統電子公布欄公告為原則，不另行列印紙本公文。 公告公文彙整成一封e-mail每天上午10時寄送。 公告公文處理 需適度修改主旨 附件不要隨e-mail寄出 針對內容，選擇內部或外部公告 慎選公告對象（群組） 機密文書-1 奉交辦或分辦過程中，不得讓不應知悉人員窺視或翻閱。 機密文書之陳判、送會，應由主管人員或承辦人員親自持送。如不能親自持送，應置於專用之密件袋內。 機密文書應採紙本簽核公文。 機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。 編輯機密文書應修改主旨填寫為「密不錄由」。 機密文書-2 機密文書之傳遞方式： 以業務承辦人員親自傳遞為原則。 如由傳達人員傳送時，須使用保密封套，並蓋章。 經核定機密等級、解密條件之文書，承辦人應完成其解密條件 。 歸檔處理 填寫分類號及保存年限。 編寫頁碼。 系統預設為「發文」，公文歸檔須更改「流程設定」為「存查」。 線上公文轉為紙本公文欲歸檔，須補齊所有流程核章。 公文掛總收文號，一律機關歸檔。 處理期限-1 各類公文處理期限 ： 最速件：一日。 速件：三日。 普通件：六日。 各機關來文訂有處理時限者依來文所訂時限處理，其處理時限包含假日。 惟如來文係要求文到一定期間內(如文到十日)見復者，其處理時限得扣除假日。 公文查催-1 登記桌人員應每日查詢該單位承辦公文、待辦公文、逾期未辦畢公文、待歸檔公文處理情形。 單位主管確實督促屬員之公文於其可使用時間內辦出。 公文查催-2 文書單位人員： 每週統計全校結案未歸檔、逾期未結案等案件資料，並發稽催通知單。 每月二次將各單位公文稽催通知單送陳各單位主管督導催辦。 每月發送公文時效統計各項報表給一、二級單位參考。 公文查催-3 承辦人員： 對經辦案件自簽辦之日起至發文、歸檔之日止應負各流程查催之責，如查催發生困難情事，應以書面向單位主管或文書單位反映處理。 電子公文系統使用須知 節能減碳 研考會推「網路批公文 」更新日期:2008/07/21 16:30 為了配合「節能減碳」政策，行政院研考會將試辦「線上簽核公文」計畫，以盡量減少紙本公文的使用，一旦計畫執行順利，就將把網路批公文推行到全國各機關實行。（張德厚報導） 公文無紙化是環保的趨勢，少用紙就能達到少砍樹、節能減碳的目的。 公文線上簽核計畫於98年總統府及研考會、99年行政院各部會、100年全國3000個各機關學校上線。 為什麼使用2100公司開發之『電子公文檔案管理系統