订房岗位工作责任与工作流程.pptVIP

(9) VIP订房的基本程序 填写订单及VIP接待通知单——输人电脑——交接待组主管预分房——VIP接待通知单交总经理助理以上人员审核并签名——主管检查并签名——订单归档 4．如何处理当天取消或没有到达(NO SHOW)的情况? ①当天取消团体 记录通知取消人的姓名、部门、日期、时间、取消团队的原因，通知团体接待取消团队，在当天团体总表上取消团队，并根据合同通知财务收损失费。 ②NO SHOW/订房没到 已做预订的订房，没有预先通知取消而没有按其预订日期人住的订房，视为NO SHOW房。每天，早班装订昨天的订单时把旅行社的NO SHOW房的订单交接待主管检查是否确实NO SHOW并签名，然后复印订单及把订单后的订房资料一起交预订组当班主管签名，登记在NO SHOW簿后，交财务外结组签收。 注意事项：NO SHOW的订房必须翻查旅行社所发来的订房资料是否与订单内容相符，且要知会销售部。 5．电传、传真的发送 作为订房部的职责，必须熟悉电传机、传真机的正确使用方法，发电传电文需按规定的格式，使用简单明了的词语，发电传时速度要快，以节省时间；发传真需用订房确认书或宾馆所制定的传真纸来打印电文，传真或电传发送完毕后必须在登记薄上登记。 6．订房确认书(RESERVATION CONFIRMATION FORM) 它是作向对方确认订房之用