201604归档文件整理课件-济宁市档案局.ppt

全宗名称印章 盒面效果 盒脊 档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号等必选项，设置机构（问题）为选择项。 盒脊与盒底式样 背脊或盒底格式 新 √ 旧 X 全宗号 年度 保管期限 *机构（问题） 起止 件号 盒号 全宗号 年度 保管期限 *机构（问题） 起止 件号 室 馆 盒号 盒脊 档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号等必选项，设置机构（问题）为选择项。 装盒 1、将归档文件按照顺序装入档案盒，不同年度、保管期限、机构（问题）的归档文件不能装入同一个档案盒 2、标注档案盒封面、盒脊 3、编制备考表 盒号的编写： 国家档案局8号令对档案的保管期限做了重新规定，因此盒号的编写需要注意： （1）2001-2006年的档案，保管期限为永久、长期、短期，三个保管期限的盒号都从1开始，大流水顺延，长期和短期至2006年终止。 （2）2007年到现在的档案，保管期限改为永久、30年、10年，永久接2006年继续顺延，30年和10年的从1开始向后顺延。 备 考 表 盒内文件情况说明： 整理人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 编制备考表 a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 c）整理日期：归档文件整理完成日期。 d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。 排架： 分开保管期限排列，留出一定的余量。 排架方向：按照阅读的方向，每行从左到右，密集架每组从左到右。 密集架排架 结束语 归档文件整理方式较过去更加简单易学，工作量也比立卷少了很多，但是档案工作仍然需要足够的耐心、细心和高度的责任心，我们的档案室也要有完善的管理制度，才能使我们档案工作更加完美，并在各项建设工作中发挥更大的作用。 单位执行严格的公文管理制度，收、发文按照正规程序进行，有利于档案的收集整理。 建议各单位每年及时整理，切勿累积，容易丢失文件，造成收集不齐全，增大工作量。 参考资料 《归档文件整理规则》DA/T22-2016 国家档案局令 第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 推荐资料： 1、《数码照片归档与管理规范》 DA/T 50—2014 2、《会计档案管理办法》 中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号 如何确定保管期限 永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料； （二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 如何确定保管期限 定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 4、复式分类法 任何一种分类方法都不可单独使用，须两种以上结合。 归档文件一般采用： 年度—机构（问题）—保管期限 年度—保管期限—机构（问题） 选择分类法 选择分类方法时，年度、保管期限是必选项，任何一种复式分类方法必须具备，也即是任何机关整理归档文件都必须分年度、分保管期限进行。 将必选项（如