厂商赴国外参展标准作业流程(SOP)及应注意事项.doc

廠商赴國外參展標準流程(SOP)及應注意事項 中華民國對外貿易發展協會98.11.25編撰 參加國外展覽是行銷計畫的一環，由於展覽的準備期很長，在決定參加某一展覽之後，最好成立工作小組或指定專人負責規劃。工作小組除負責與主辦單位連絡外，亦同時負責推動部分參展工作、控制進度及各單位間之協調配合。 展前準備工作必須配合主辦單位之進度，依照展覽舉辦頻率的不同，最早可能在展出前一年多就必須開始，比較晚者，至少亦須於展前半年推動。此份標準流程將重要準備事項及可能碰到的突發狀況與因應之道分別說明如下： 一、展前準備 攤位洽訂 攤位洽訂通常在展前9至10個月就必須向主辦單位報名。有些2、3年一度的展覽，甚至會在1年多前就開始報名。有意參展時必須儘早與主辦單位聯繫，及早報名以爭取較佳位置。 一般而言，主辦單位會主動寄報名資料給上屆參展廠商，但為了確保可以收到最新參展資訊，建議主動與主辦單位聯繫並隨時注意展覽官方網站。另外，許多著名的展覽目前在台均有代理或分公司，以方便我國業者接洽，建議隨時與代理商或分公司聯繫，以確保獲知展覽最新消息。 主辦單位通常會準備簡單的報名表供參展廠商填寫並申請攤位，其內容通常是公司基本資料、攤位租金以及所需的攤位尺寸等，有的主辦單位會要求連同訂金一起寄回。填妥報名表就是參展報名的第一步，與主辦單位的互動也自此開始。 主辦單位在收到所有報名廠商的申請表後，會進行攤位分配，分配完成後，會將結果通知參展廠商，並請報名廠商確認。如對分配到的攤位不滿意可向主辦單位爭取更換，但越熱門的展覽，在主辦單位攤位分配後，越不易更換攤位。 攤位確認後，主辦單位會寄攤位合約書或發票(INVOICE)要求支付訂金或頭期款。要注意的事，在報名表之背面往往有許多主辦單位規定之條款，填寫報名表時應詳細閱讀。通常上面會有取消攤位之退款比例與期限，報名廠商需多加注意。 參展手冊 約莫展前3個月左右，主辦單位會寄來「參展手冊」(SERVICE MANUAL 或EXHIBITORS’ MANUAL)。但因目前提倡無紙化作業，多數展之「參展手冊」採線上下載，主辦單位已不再寄紙本給參展廠商。這本手冊極為重要，因為手冊內詳載展覽所有規範，也詳列參展廠商與主辦單位雙方權利義務，請務必詳加研讀。 參展手冊的內容大致可分為展覽會基本資料、展出規定以及各式服務之申請表格三大部分。參展廠商可依照個別需求來找尋所需要的表格或資料。 展品及宣傳品準備 參展用之展品及宣傳品務必要提早準備，且必須與參展進度相配合，請務必注意裝船日。展品的包裝可以比照一般出口的規定辦理，唯一不同的是要方便展後再包裝。 展場常見的宣傳品包括產品型錄、工作人員名片、DM、手提袋、CD等。建議產品型錄及CD最好不要全部任由參觀者自由取閱，應分送給自認為滿意的客戶。單頁之簡單型錄可以讓參觀買主自行取閱，較詳細之型錄及CD則贈予深具潛力之買主，必要時可以徵得其同意後，郵寄至其辦公室，以避免被丟棄。 展品運輸 參展廠商必須注意展品的準備時間必須與展品運輸船期相配合。亞洲展至少須於展前一個月裝船，歐洲展則至少須在展前45天啟運。寧可讓展品早幾天運到，多付幾天倉租，也不要因為外在因素(例如罷工、颱風等意外)，造成展品延誤抵達。 如果展品要隨身攜帶，則最好準備相關文件(如專利證明、原產地證明等)，以備通關時可能發生的各種情況。展品是參加展覽最重要的一環，任何足以影響展品運送之情況務必排除，以保證如期展出。 攤位裝潢規劃 在收到主辦單位確認的攤位平面圖後，應該即刻進行攤位裝潢規劃。但在規劃之前，首先要確認裝潢預算的多寡。攤位裝潢預算是決定裝潢好壞最重要的因素之一。我國業者前往國外參展，最經濟實惠之攤位佈置方式當屬租用裝潢材料，委請裝潢公司施工。以一般基本裝潢為例，歐洲每平方公尺180-200美元可作組合式陽春裝潢，在美國則以每平方英呎(9平方公尺等於100平方英呎)20-30美元為宜，在日本為每平方公尺約300美元，印度約100美元，大陸、東南亞則在200-250美元左右。如果要木作裝潢，其造價大約是前述的2倍以上。 裝潢規劃的第一步就是平面設計，參展廠商要依據服務台接待區，產品展示區、形象區、交易洽談區以及儲藏室等功能，進行攤位的規劃。規劃攤位時應就參展的目的進行區域分配。如果參展的目的是在展示產品，則產品展示區與交易洽談區的比例要較大，反之如果參展的目的是在形象塑造與宣傳時，形象區的比例要比較大。目前我國廠商參加國外展覽主要目的多為產品的展示、行銷，因此產品展示區及交易洽談區應為攤位裝潢重點所在。 規劃攤位除了上述原則外，在實務上應注意攤位中是否有樑柱，如果有的話其大小尺寸及所在位置均須查明。有些主辦單位會規定面臨走道的攤位須空出一段距離始得陳列產品，裝潢亦必須向內縮一段距離才可搭建至某一