文书档案整理及数字化加工服务采购要求.doc.doc

重庆市璧山区人民医院 文书档案整理及数字化加工服务采购要求 项目名称:重庆市璧山区人民医院1998-2016年文书档 案整理及数字化加工服务 发标单位:重庆市璧山人民医院 三、本项目采购预算（最高限价）：人民币50000元整。 四、比选时间：2016年X月X日下午X点 五、项目内容: （一）内容及数量 项目名称 数量 单位 最高限价/元 备注 文书档案整理 6000 件 5 备注：项目根据实际加工数量据实结算，A3折合A4幅面结算。 文书档案扫描 45000 页 0.3 文书档案著录 7500 条 0.3 文书档案盒 500 个 4 注：整理扫描录入数量据实结算为准。 本次计划完成以上数量的档案数字化工作，包含档案原文数字化，档案条目录入、纠错，档案整理，档案还原装订等主要工作内容，项目全部完成后制作两套备份数据盘，并将数字化档案数据导入到采购单位档案管理系统中。 （二）项目执行标准 1.重庆市档案局《重庆市档案数字化技术标准》； 2.国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》； 3.国家档案局DAT31-2005《纸质档案数字化技术规范》； 4.国标DA/T18-1999《档案著录规则》； 5.国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理》 6.国家标准及相关规范 （三）技术要求 总体原则：保持档案原貌与原有联系，通过档案数字化，建立完整准确的数字化档案数据，并与现库对接。确保档案数据的准确性和完整性、档案实体的安全和档案信息的保密。 按照国家档案局关于档案归档立卷及档案数字化规定，执行具体技术要求如下： 1.整理及要求 （1）装订：归档文件以“件”为单位用不锈钢钉装订，较厚文件用三孔一线装订；归档文件以“卷”为单位的老文书，统一采用三孔一线装订； （2）分类：根据文件内容，结合具体事由分类，并划分保管期限； （3）盖章：盖归档文件章，并填写全宗号、保管期限、年度等； （4）编号：将同一年度、相同保管期限的档案集中，并按年度编写顺序号； （5）装盒：所有整理好的档案归档装盒，并完善脊背盒面信息。 2.项目数字化加工及要求 （1）具体技术要求 ①扫描方式：根据档案纸质幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的专业扫描仪或图纸扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 ②扫描色彩模式：彩色模式进行扫描。 ③扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。 ④图像处理：对扫描的图像文件进行纠偏、去污、图像拼接、裁边等处理，保证扫描图像文件清晰、完整，符合一般阅读习惯；扫描形成的图像文件与实体档案数量相同，且保持准确的对应关系。扫描图像无杂质、黑边、黑线等，图像质量符合档案数字化标准规范要求。 ⑤扫描时要保证档案资料的载体安全，如遇到档案中有类似于油印纸式的纸张时，一定要采取底面垫衬白纸进行扫描，获取最好的效果；对于纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的原件，必须使用平板扫描，不得使用滚筒进行，以免对档案造成损坏；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。 ⑥必须按照页码顺序扫描，不能有漏页、少页、或扫错页等现象； ⑦扫描内容完整，包括文件上的文本图片、页码、有关标记等，都必须纳入扫描图像范围； ⑧对于同一份档案，清晰度不同，特别是既有铅笔、也有钢笔、圆珠笔等多种笔体写的文字同时存在一页文件上时，要以文件主要部分的清晰为准，尽量采用一页多扫方式进行图像采集，然后再进行局部拼接合为一页； ⑨在扫描的过程中文件的起止页号一定要分辨清楚，杜绝出现错页现象，或扫描的电子文件份数与实物文件个数不对应现象； ⑩对于文件上所编写的页号一定要扫描清楚，以便质检和利用查看方便； ?扫描获取的图像，严格按照档号规则对文件进行命名，确保文件命名准确； ?档案著录：按照《档案著录规则》(DA/T 18)、《重庆市档案目录数据采集规范》的要求进行著录。 进行目录著录时，要严格按照原始信息进行著录，文号、责任者、日期、页码内容不得遗漏；日期具体到年月日；目录在著录时要完全按照分件人员的结果进行著录；各字段的著录项要按照档案标准进行著录，不能少于所列标准的字段，每项字段中的文字录入格式一定要结合系统要求进行著录；在著录的过程中，如几个人同时往一个数据库中著录信息时，一定要将各种代码等问题进行格式统一，（如日期格式，文号格式等、机构等），严禁出现格式不同的情况；题名著录要求：对不符合题名著录的，必须进行修改完善。 （2）数据