电子政务协同办公系统进行公文收发必须按流程完成操作相关-福海县.docVIP

电子政务协同办公系统进行公文收发 各单位电子政务协同办公系统公文管理员： 如下： 拟稿下发文件时→个性化设置→自定义组→在空白处点击鼠标右键→新建，在名称内输入想要组建的组→点击成员添加该组组成成员→点击鼠标右键→保存此时完成，想组建多个组可按上述方法进行操作。 （）拟稿下发文件时，切记在短信提醒方式选项内，应选择在线短信提醒。短信终端（CDMA）手机号码添加置协同办公系统具体操作如下:人事管理→个人信息→基本信息→移动电话。鼠标右键编辑添加，鼠标右键保存即可，添加号码才能正常接收到短信提示。公文管理员随身携带短信终端（手机），要求24小时保持开机状态。若遇出差、请假情况移交办公室其他工作人员临时负责处理公文。 （在word文档、xls表格上也可以进行盖章须按以上第一步、第二步、第四步进行操作） （六）各部门（单位）公文管理员按正常流程成功发文后注意事项 在协同办公系统进行发文后，各部门（单位）发文人员可以随时查看各单位文件接收详细情况。 具体操作：在左侧栏公文管理→在办公文→点开任意一个在办公文→点击右上角向下箭头（上图）就可以看到收文流程和收文情况。是否已阅读公文、具体操作时间和是否已按流程提交。如各单位公文管理员，只阅读了公文但未按流程点击提交，此时发文单位管理员将无法办结公文，此公文将一直处于在办公文状态，直到所有收文单位公文管理员，按办公系统的流程操作完毕后，发文单位的公文管理员在协同办公系统内，才能处理完此文件的所有流程，并进行归档。 收文人员在发送文件后，如有收文单位没有按时接收文件（特别是紧急文件、通知）时，发文单位公文管理员要及时通知各单位公文管理人员进行查收文件，目前我县有100个部门（单位）已加入协同办公系统并能正常收发文件，但还有10个单位因各种原因未加入协同办公系统，如发文单位在发文件时要对需要接收文件未加入电子政务平台的单位，进行电话通知未加入平台单位收文人员，到指定地点领取相关文件及通知。发文人员应及时在协同办公系统内查看文件接收情况，并对没有及时查看公文的单位公文管理员进行电话通知。（全县各单位公文管理员联系电话和我县未加入办公系统单位表格，我办已在协同办公系统首页上的通知公告内。） 二、公文管理员查看文件及各类信息后需要按正常流程处理的注意事项 (一) 各单位公文管理员在收到短信提醒后，必须在2个小时内（紧急文件和通知除外），登陆系统对公文进行处理。目前政府办正在制定管理办法，并对不按时处理公文，在系统内未按规定流程正常操作的单位，将定期进行通报。 （二）各单位公文管理员，在办公系统内查收阅读各类公文后，应按系统流程完成以下操作。 具体操作：请选到表单→在空白处点击鼠标右键→点击提交，此时操作完成（阿勒泰地区电子政务平台使用培训教程PPT内也有详细说明），提交成功后，此时在系统首页上的待办公文内就不会显示提交后的公文，此时可以在左侧菜单的公文管理→在办公文内查找到提交的公文，待所有的收文人员都进行提交后，必送此文件的人员才能进行归档，这时这个公文才算办结，这时所有人员可以在公文管理→办结公文内找到文件。 三、办公系统常用操作提示 （一）如何显示首页 有时要登陆系统后进入了相关菜单不知道怎么显示首页，这时只要点击右上角（下图小房子）后就可以反回到首页。 注：有时来新文件和通知时不点击首页进行刷新，就不用有新的到达渡流程在首页上显示相应提示，所以当发到知道提醒后找不到新文件或通知时，必须点击首页进行刷新。 （二）左侧工具菜单隐藏后如何打开 因个别电脑的刷新频率设置不同，在点击首页进行刷新后，显示不出左侧工具菜单，这时点击左上角（下图：左1）可以打开或隐藏左侧菜单。 （三）打开文件正文后没有复制粘贴功能 因在系统里发出的文件内容是不可以复制、粘贴和更改，所以在浏览或打开从系统发出的文件时，电脑的复制、粘贴功能将被屏蔽，此时不管你打开电脑本机的任何文档、表格及其它需使用复制、粘贴功能时都不能正常使用。只有关闭了打开的已被 （四）如何在查找本单位收取和发送的所有文档 想要查找以前收取的文件、通知、附件等相关资料，请点击左侧菜单内的文档管理→文档目录，这时就可以显示所有收取的相关资料。 想要查找以前发送的文件、通知、附件等相关资料，请点击左侧菜单内的文档管理→我的文档，这时就可以显示所有发送的相关资料。 如有些公文有附件公文管理员没有查看，这时请点击文档管理→最新文档，进行查看如有显示提交请及时处理。 （五）红new(下图)的表示未读文档 在首页或其它菜单内只要文件或通知标题后显示（下图），表示此文件或通知及附件从未查看过，此时必须进行查看，查看时点击右键如有提交必须及时进行处理，如没有提交功能关闭即可。 电子政务平台相关教程、软件注意事项，请从福海县门户网站“福海之