稽核室业务宣导简报-各单位及系科线上电子邮件系统-弘光科技大学.pptVIP

* * * * * 弘光科技大學 稽核室 陳怡君 2013年7月19日 88學年度成立ISO推動小組，以協助各單位建置ISO標準化作業文件，並成立文管中心，負責全校ISO文件之發行、改版與作廢管理 內部控制制度文件：指全校各單位業務之標準作業程序，需至稽核室進行改版作業。 單位列管文件：由各單位自行管理之文件，其文件之變更經相關主管或會議通過後修訂即可，不需至稽核室進行改版作業。 外來文件：指各單位在撰寫文件所引用之外部各類標準(國際標準、行業標準)、法令規章、辦法等文件資料。 表單：指全校各單位在各項作業中所需使用之表格。 記錄：指全校各單位依業務需要所填具之表單內容及依法規規定所取具之相關文件(如檢測報告)。 內控制度制/修訂： ?填寫「文件制/修訂申請表」，並檢附文件初稿及電子檔予稽核室承辦人員，提出制/修訂申請。 ?會簽/會審：該文件內容如涉及其他單位之業務，業務承辦單位需檢附「文件會簽/會審表」及文件初稿進行會簽/會審；並依102.5.15行政協調會之決議經相關會議審查。 ?稽核室承辦人員聯絡業務承辦單位人員至稽核室領取文件，並於「文件分發及簽收表」作簽收的動作（若為修訂文件同時需將舊版文件送至稽核室。） 內控制度文件補發： ?各單位不得擅自影印內部控制制度文件，若遺失或文件破損、或作業所需等，需要增補發文件，得由相關需求單位向稽核室填寫「文件補發申請表」申請補發。 ?審查通過後，申請單位收到補發文件時，需在「文件補發簽收表」作簽收的動作。 內控制度文件廢止： 　依102.5.15行政協調會之決議經相關會議審查後，填寫「文件廢止申請表」 並檢附文件向稽核室申請廢止。 列管文件/表單制、修訂： ?於文件名稱右下方標示文件編號（各單位代碼-三碼流水號）。 ?於各項表單右下方註記表單編號、修訂日期及保存期限(編號原則為「FM-各單位代碼-三碼流水號」)。 ?各業務單位新制訂或修訂之列管文件，業務承辦人員需填寫「單位列管文件／表單制、修訂紀錄表」。 列管文件、表單/記錄之登錄：　 各業務承辦單位應指派專人負責管控「單位列管文件總覽表」及「表單/紀錄總覽表」，並將其總覽表及相關列管文件及表單置於該單位網頁上，隨時更新維護。 列管文件/表單之廢止： 　單位列管文件、表單如經承辦單位決議廢止停止使用，業務承辦單位需填寫「單位列管文件/表單廢止申請表」，並於「單位列管文件總覽表」或「表單/紀錄總覽表」之備註欄位註明廢止日期，新增之單位列管文件及表單依序往下編號。 外來文件管理： ?各業務單位需將外來文件登錄於「外來文件總覽表」。 ?每學期初檢視現有外來文件內容之有效性，並於每年3月底及10月底前將「外來文件總覽表」繳回稽核室。 問題點： Ⅰ.缺失樣態多為作業執行程序與文件流程不 一致。 改善措施 1.設計「內部控制自我查檢表」，由各單位 定期檢視作業執行情形，降低缺失開單。 2.納入單位績效考核之參考。 問題點： Ⅱ.單位未於限期內回覆改善方案及未於限 期內完成改善，後續追蹤作業困難。 改善措施 102學年度起，透過稽核管理系統進行開單及後續追蹤結案事宜。 * * * * *