102学年度公文制作研习-总务处.ppt

102學年度公文製作研習 時 間：102年9月5日14:00~17:00 主辦單位：總務處文書組 主 講 者：通識教育中心蔡志超副教授 研習活動流程：14:05-15:10 公文製作(一)15:10-15:30 中場休息15:30-16:40 公文製作(二)16:40-16:50 Ｑ ＆ Ａ 16:50-17:00 宣導事項說明 1.為求謹慎，本校之發文目前仍採書 面與系統併行，遇有爭議時以書面 為主，並依據校長簽核後之書面函 稿為發文依據。2.發文之書面函稿請於簽收後一週內 繳回文書組歸檔。 5.已訂定公文簽核分層負責，除教 育部來文一律陳校長核決外，其 他校外機構的活動公告、獎學金 公告、邀稿、競賽活動、徵才公 告、研討(習)會公告...等，可由 一級主管依來文重要性簽辦核決 歸檔。 6.發文時受文者之群組名稱及內含機關 請參閱本組網頁/最新公告或相關連 結。7.已以「書函」代替過去的簡便行文， 請各單位勿再使用簡便行文發文，且 本校目前並無授權以單位名義發文， 乃以機關首長名義發文為主。 8.如有相關個人之公文，請主管以  「個人通知」方式知會。9.教育部所屬單位之各類發文，其 受文者皆為教育部(例：勿使用 教育部技術及職業教育司) 10.公文於結案期限前兩日，系統會以 E-mail通知承辦單位，請主動關心 承辦進度，如無法如期結案，且不 影響該文所訂之期限，可結案期限 前向本組申請展期，以免逾期。 11.發文之附件檔若超過1MB以上， 請以提供網頁下載位址之方式 作業，避免電子發文異常。12.代理請假同仁時，請確實執行 代理簽辦公文、簽文之業務。 1.取消紙本「會辦單」，因流程等同簽 ，就時效考量，爾後以電子簽方式取 代，另新增「簽稿會核單」。2.如有紙本附件，請附「紙本傳閱清 單」，陳核後可與附件併同裝訂備 查。※以上兩種表單請至本組網頁/表單下 載處下載。 3.建議若為公務、例行業務簽呈， 請勾選『開放部門查詢』，以利  未來人員交接，查詢相關業務簽 呈(一級主管可審核異動)。 依據教育部規定，合約書、契約書校長(代表人)之欄位需蓋用「校長職銜簽字章 」，請各單位配合預留5.5cm(長)*1cm(高)空位。 研習活動圓滿結束感恩與會相約明年見 * * * * * * 102學年度公文製作研習 102學年度公文製作研習 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 公文作業(1/7)： 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 3.書面函稿若經修改，請一併修正筆 硯系統存檔資料；校務資訊系統由 本組於收到書面歸檔時協助修正。 4.簽辦電子公文時，請務必依照公文 主題內容簽辦意見，若無適合的常 用簽辦語，請自行繕打，避免文不 對題。 公文作業(2/7)： 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 公文作業(3/7)： 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 公文作業(4/7)： 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 公文作業(5/7)： 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 公文作業(6/7)： 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 公文作業(7/7)： 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 簽文作業(1/2)： 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 簽文作業(2/2) ： 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 用印作業： 其他作業： ISO 9001已無認證，各類文件、表單之編號請取消。 102學年度公文製作研習-宣導事項說明 102學年度公文製作研習 * * * * *