如何主持一个有效率的会议-童综合医院.ppt

如何主持一個有效率的會議 童瑞龍 99.3.19 主講者簡歷 童綜合醫院行政副院長 陽明醫學大學醫管研究所碩士 教育部定講師 開會讓你… 小組面對面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識 分派工作，公平合理 但開會也讓你… 工作時間被分割 人多口雜，討論耗時 晚上加班 特殊問題還是個別溝通 沒有產能 別人發言比自己開口多 Delay重要工作或客戶 開會有什麼意義？ 一家公司的開會效率與執行 　　　決定了企業的競爭力 每個人都在開會， 但如何才能開一個 有效率的會？ 靠開會也可以賺錢 日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本， 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！ 精準計算會議成本： 會議成本=人數 x 時間 x 薪資單價 會議報酬率=會議成本：會議效益 企業最Hot的開會方式 產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機~~ 行動會議 只要有需要，到處都可以開會 辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求 虛擬會議 利用電話進行跨國會議 利用虛擬視訊，打破會議的時空限制 日本展開會議革命 會議目的：節省成本、加快決策速度、更有創意 會議革命： 1. 廢除不必要的會議 2. 排除不需與會的主管 3. 強調準時開始、結束 4. 重視開會結論 5. 提高會議生產力，強化企業競爭力 開會要有實際效果 豐田汽車辦公室標題： 只開有實際效果的會議 準時開始，最好一小時內結束 重點在實際行動 開會前的重要步驟 1. 先決定會議希望達成的結果 2. 想想會議是否有必要召開 3. 邀請適當的人出席 4. 準備背景資料 5. 設定會議討論綱領及時間表 6. 預先設想可能的衝突 開會時要克服的狀況 1. 一進會場士氣散漫，沒有參與感 2. 偏離主題 3. 點子乾枯，鴉雀無聲 會後追蹤事項 開會結束時要回顧哪些重點？ 1. 行動項目 2. 決議 3. 開放議題 成功會議的條件 一、做好會議前的規劃及準備為成功 會議的第一步 　 有規劃的會議，從設定議題、會議日期、 選定與會人員、資訊收集到發開會通知、 事前確認出席及議題準備到會議報到的 整個前置作業，可以使會議主持人及與 會者有充分的心理及議題準備，有助於 會議有效的順利進行 成功會議的條件(續) 二、以 5W2H 事先查檢準備有否遺漏 Why─ 會議的目的？是否確實掌握背景資料？ 出席者是否知道開會之目的？ What─ 討論的內容是否確定？是否事先充分收集 資料並加以分析？會中提供那些資料？ Who─ 那些單位、人員應出席？出席者的能力是否足以解決， 人數恰當否？主席人選？ When─ 是否選擇大家容易出席且適當的時間？ 須多久時間？ 開會通知 不管會議的種類與規模為何，原則上都必須發出開會通知，即使是例行會議也須發出開會通知，開會通知應於會前7天送達 會議通知方式： 口頭通知 電話通知 傳真通知 書面通知(郵件、文件通知) 開會通知應包括之內容 會議名稱、會議目的 發文日期、字號 主辦人姓名 開會時間及預定結束時間 開會地點 主席 出(列)席人員 研討主題、討論事項 出席者準備事項 會議議程內容 x x x x會議議程 時間: x年x月x日上午9:15-10:30 地點: x x x x 主席: x x x 議程: 一、報告出席人數 二、主席宣佈開會 9:15-9:16 三、上次會議決議事項辦理情形報告　 9:17-9:25 四、通過本次會議議程 9:26-9:28 五、主席致詞 9:29-9:35 會議議程內容(續) 六、報告事項 9:36-9:45 1. x x x x x x x x x x x x 　 2. x x x x x x x x x x x x 七、提案討論 9:46-10:15 提案一 案由： x x x x x x x x x