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明道大學公文教育訓練 104年7月 秘書處綜合業務組林孟君 大綱 「公文」是什麼 關於簽‥‥ 簽如何寫 關於函‥‥ 函稿如何寫 關於會議紀錄‥‥ 英文會議紀錄格式說明 不變的叮嚀 精采回顧－牛刀小試一下 「公文」是什麼 什麼叫公文？ 有關公務的文書 至少一方為機關（含官署及非官署） 教育部 一般公司行號 有一定的製作和傳遞程序 令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基 準之行政規則及人事命令時用之 呈：對總統有所呈請或報告時用之 咨：總統與立法院、監察院公文往復時用之 函：各機關間，或人民與機關間之申請與答復時用之 公告：各機關對公眾有所宣布時用之 其他公文：書函、開會通知、簽、聘書、證明書、 紀錄、契約書‥等 公文製作原則 簡、淺、明、確 主題簡單明瞭 文義顯淺 內容明確無誤 案件確實具體 公文擬辦方式 先簽後稿 有關政策或重大興革 牽涉較廣，未獲結論，擬提會議討論 重要人事案 簽稿併陳 對以往處理情形須酌加敘述 依法准駁，但案情特殊須加說明 限時辦理，不及請示 以稿代簽 一般簡單案情 公文常用錯別字 辦理公文時該注意什麼？　　1/5 擬稿須條理分明，簡明扼要，避免模稜空泛、陳腐套語 如：關於104年5月22日明道大學應用英語系學會租借員林演藝廳收據中租借單位名稱之更改，望貴單位協助辦理（受文者為彰化縣員林演藝廳。是否改為彰化縣文化局較洽當？） 本校應用英語學系104年5月22日租借貴局員林演藝廳，請惠予協助更改收據之租借單位名稱 引敘來文或法令，扼要摘敘足供參考之文字 如：依據彰化縣文化局「彰化縣文化場所使用管理辦法」辦理 辦理公文時該注意什麼？　　2/5 敘述事實或引述人名、地名、日期、數字時，應詳加核對，避免錯漏 擬辦復文稿件，應敘明來文機關發文日期及字號 文書中記載年份，以「國曆」為準，惟外文得採用西元紀年 各種名稱不宜縮寫，如遇譯文且關係重要者，以括弧加註原文 原委會－＞原住民族委員會？ －＞原子能委員會？ 辦理公文時該注意什麼？　　 3/5 表示意見時應以負責態度提出具體意見，不得用「陳請鈞長核示」、「存參」等空言 擬稿以一文一事為原則，來文如一文數事，得分為數文答復 文中如多個機關名稱同時出現，按照既定機關順序，由左而右排列 文中如有塗改，應於修改處蓋章 辦理公文時該注意什麼？　 4/5 如有2頁以上，應裝訂妥當，避免遺落 宜力求避免獨字成行，獨行成頁 於稿面適當位置蓋章，並註明日期時間 辦理公文時該注意什麼？　 5/5 分項標號：文字全型，符號半型 中文內文之標點符號為全形；阿拉伯數字、外文字母及外文中使用之標點符號皆為半形。 定義： 許多無意義的冗詞贅字，充塞媒體及許多人的口中，就像癌細胞不斷複製增生 結構： 動詞＋量詞＋動詞＋名詞 例：進行＋一個＋上菜＋的動作 舉例來說，語言癌是‥‥ 甲：這個問題你打算怎麼解決呢？ 乙：針對這一個所謂的問題，我會先來做 一個，所謂的瞭解的部分，在這個瞭 解的過程中呢，我們可以做一個，所 謂的想法收集的部分，在這個想法收 集的過程中呢，我們再來做一個，所 謂的處理的動作。 （語言癌患者） 其實、其實、其實 然後、然後、然後 內建的「對」，每句講完都要加個對 進行一個XX的動作 XX的部分 所謂的 一種XX的概念 基本上 老實說 我這邊 關於簽，你應該知道的 簽的用途？ 為機關內部公文，為承辦人就承辦業務，向首長有所請示、建議或報告時使用 為上行文 簽如何寫？ 主旨：不分段，扼要敘述 說明：通常寫依據，或說明案情之緣由、 　　　　經過或前案 擬辦：為簽之重點所在，應提出具體處理 　　　　意見及解決方案 簽常見的錯誤？ 「說明」已提擬辦事項 未寫擬辦事項 擬辦事項籠統，不夠具體，如：奉核後依相關規定辦理 簽如何寫 簽如何寫　1/7 主旨：檢送日間學制課程開放於第九節、中午、晚上及例假日等時 　　　間排課，陳請鈞長核示。 說明： 　一、依104年4月27日（一）「教務處院務推動提升行政效率研商　 　　　會議」決議辦理（附件）。 　二、‥‥ 擬辦：奉核後，配合辦理。 簽如何寫　 2/7 主旨：簽請同意辦理本處電話費及影印費不足之調整預算一案，請核示。 說明：本處預算103309000-01-25電話費及影印費截至104年7月底仍不足 30,000元，擬由本處預算103309000-01-16接待交流參訪費用挪用 15,000元、103309000-03-02境外生輔導經費