大宇重工代理商年会会务方案.ppt

大宇重工代理商年会会务方案 目录 接待部分 会议部分 晚宴部分 离店部分 附录部分 接待部分 一、前期筹备工作： 1、邀请函准备与发放: 邀请函样式见附件1(大宇落实) 2、与会代表名单落实 (大宇落实) 3、来宾定员编号（根据编号提前定房、定车、定座） A—001..B—076..C—151..D—226 4、接待车辆（接机） 会议期间的接待车辆需提前安排行程，并确定每辆车责任到人，确保会议期间所有司机开通24小时联络方式，随叫随到； 接待车辆需落实内容：型号/数量/座位/有无空调/司机安排等。 5、接站路径确定 机场——福山区——大宇重工业基地（路过）——新时代大酒店 接待部分 二、机场接待（烟台飞机场） 1、接机时间：全天 2、接 站 牌：样式：立式2个 内容：大宇重工代理商年会接站处 位置：出站口最显眼处摆放接站示意牌 3、车辆管理： 接站车辆数：豪华大巴5辆，车辆编号 停放位置：出站必经路段停放接待车辆； 车辆调度：专门人员负责调度车辆并与签到处保持联系； 4、接机流程： 接站——核对名单——接站车———去酒店———签到处 |_____联络_____接站车____联络_____签到处 接待部分 5、接机工作人员说明： 接待人员：4人 跟车人员：5人（女性） 1〉接机人员识别：服装统一并佩带有大宇重工字样的绶带和工作证； 2〉联络：随身配备联络工具，随时与签到处和车辆司机保持联络 3〉接机与来宾身份核对：负责站台接站、来宾身份查询核对、来宾身份识别标签 4〉车辆处方接机牌，跟车人员迎接引导，车上讲解答疑 5〉上岗：第一架航班到站前半个小时 离岗：最后一架航班到站后一小时 6〉就餐：提前预订便当，就近解决，时刻保证至少2个以上人员在岗 接待部分 6、机场接待总调度 负责人：（1人） 工作内容：会议期间用车的调度安排 接机调度：1〉随接机人员在机场接机并与酒店签到处保持联系 2〉了解接机人员、签到处人员、车辆司机的动向 3〉机场车辆出发通知签到处，签到处车辆到达信息反馈 4〉接机车辆随时与调度负责人保持联系 5〉了解9日各班机到达时间，现场随时关注航班动态讯息 6〉相关人员全天工作和三餐安排 7〉往返路线时间的控制，及时联系 7、VIP接机事项由大宇重工烟台本部安排 接待部分 三、酒店签到（新时代大酒店） 1、签到时间：1月9日全天 2、酒店外迎宾说明 酒店外迎宾： 迎宾人员：礼仪小姐4人（韩服），门口迎宾示礼，引导客人至签到处 说明：迎宾人员要仪态大方，面带微笑，话语亲切 服务人员：2人，协助客人搬运行李，在签到处帮客人领取会议相关物品 说明：服务人员主要为酒店男性服务生，与礼仪小姐一起划归签到处，由负责人统一调用。 接待部分 酒店外布置：(见效果图） 1〉充气拱门（2个）： “热烈欢迎大宇重工代理商年会参会代表！（25米）” “预祝大宇重工代理商年会圆满召开！（25米）” 2〉高空气球（6个）：直径2.5m “热烈祝贺大宇重工第五代挖掘机隆重面世” “热烈欢迎大宇重工各地代理商参会” “热烈欢迎大宇重工各支社代表参会” “祝大宇重工代理商年会圆满召开” “祝贺大宇重工年度销量突破××大关” “技术大宇，服务中国，十年大宇，再创辉煌” 接待部分 3〉灯笼柱（4个）：高3m 4〉注水旗、座（40套）：旗高：2m 旗面：50㎝×150㎝ 5〉插地旗（200个）:红/黄/绿/蓝，彩绸布竹竿插彩旗。 大宇重工LOGO组合，会徽及会议主题，企业宗旨， “2004代理商年会”、“技术大宇”、“服务中国”等 6〉入门横幅（1个）：热烈欢迎大宇重工各位贵宾下榻新时代大酒店！ 7〉花篮（6个）：第一道门与第二道门之间摆放 8〉盆装花卉（1200盆）：在喷泉前造型摆放，酒店门口摆放 9〉会议会徽标牌+花卉架（1套）：木制花架、标志牌，分四层摆放 标牌直径2m 花卉架长8m，高1m,层宽0.3m 接待部分 3、签到处说明 设立会务总服务台，负责动态管理，签到处隶属专人负责 签到处位置：新时代大酒店大堂左侧 签到处布置：见效果图 1〉形象板（1个）：“大宇重工代理商年会签到处” 2〉迎宾牌（1个）：会议日程安排表，会场、餐厅平面图 3〉签到桌椅：桌一张，椅子6把：工作人员2把，桌前4把 4〉签到物品：签到表、笔、客房钥匙、资料袋、编号胸牌 5〉工作人员：8人，2人负责签到，6人负责接待（酒店服务人员配合） 6〉花篮：（2个)热烈欢迎年会代理商， 热烈欢迎年会各社代表 7〉X展架：（4个）：位置：大堂前台两侧 内容主题：大宇