《电子文件管理基础》课件-哈尔滨市档案局.ppt

哈尔滨市档案局技术处王欣 一、电子文件的概念 指在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘的载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 ----------国家档案局制定的《电子文件归档与管理规范》（修改稿）的定义 p43 电子文件的特点 （一）电子文件具备文件的基本特征 （二）电子文件自身的技术特点 （一)电子文件具备文件的基本特征 1、电子文件也要求由法定作者制发 2、具有法定的权威性和现行效用 3、具有规范的体式和特定的处理程序 电子信息中，只有具有凭证作用和上述特点的，才能视为电子文件。 (二)电子文件自身的技术特点 编码形式上 二进制编码带来以下特性 非人工识读性 对计算机系统的依赖性 信息的易更改性 载体特性上 载体与信息的可分离性 信息存储的高密度性 载体的不稳定性 电子文件发展的四个阶段 一、电子文件是形成纸质文件过程的产物，即“草稿性电子文件” 二、辅助性电子文件，即纸质文件为正本，电子文件为副本 三、电子文件阶段，即电子文件为正本，纸质文件为副本 四、无纸阶段 p39 二、电子文件管理原则 （一）档案管理的一般原则对电子文件的管理仍具有宏观指导作用 （二）电子文件的“电子”特点使电子文件工作须注意的两方面内容： 文档一体化的全过程管理 保障电子文件真实、完整、有效性 二、电子文件管理原则 文档一体化 是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。 包括： 文档实体生成一体化 文档管理一体化 文档信息利用一体化 文档规范一体化 二、电子文件管理原则 文档一体化的意义： 使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 文档超前控制 提高信息检索效率 有助于科学决策 提高行政效率 有利与人、财、物的合理利用 三、电子文件的技术鉴定 电子文件的真实性、完整性、有效性 真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致 完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据无缺损 有效性：电子文件的可理解性和可被利用性 p171 四、电子文件工作管理体制 电子文件工作管理体制的基本原则： 集中统一 （1）国家所有的电子文件与电子档案也应按档案规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理 （2）全国电子文件工作在各级人民政府的领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理 （3）对党政电子文件工作实行统一管理 p79 五、电子文件的归档 怎样做好电子文件的归档工作 (1)目前电子文件的归档管理实行“双套制”，即具有保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。 五、电子文件的归档 怎样做好电子文件的归档工作 (2)电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定，并应包括相应的背景信息和元数据 五、电子文件的归档 背景信息：描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及影像产生的历史环境等。 元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据 p176 五、电子文件的归档 电子文件归档还应该注意收集的有关文件： （1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统 （2）数据文件，指各种数据材料，定期拷贝，并将拷贝文件归档 五、电子文件的归档 电子文件归档还应该注意收集的有关文件： （3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务数、操作手册等 五、电子文件的归档 电子文件收集中的逻辑归档和物理归档 逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 物理归档：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程 二、五、电子文件的归档 电子文件的收集与积累的要求 （1）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况、有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应保留。正式文件是纸质的，如