总务处业务座谈会文书组说明资料.doc

公文線上簽核系統常用QA 1.公文線上簽核系統何處下載或連結？如何進入系統 答：(一).tw/ifdworkflow2_ndhu/。 (二)學校首頁→教職員/網頁右上方，以學校e-mail帳號、密碼即可登入。 (三)學校首頁→總務處/網頁右上方，以學校e-mail帳號、密碼即可登入。 2.客服人員的電話？ 答：校內直撥2046、2047分機。 3.對校外發文，何者情況須採紙本簽核？ 答：本系統實施後，發文之公文及附件，均以線上簽核為原則，惟如有下列情事之一者，採紙本簽核。 (一) 密件公文或需要保密之公文。 (二) B以上。 (三) 公文保存年限30年(含)以上(四) 附件為實體的公文： 1、海報、大型圖或已裝訂成冊之預算書、計畫書、合約書、報告書、建議書等大型附件。 2、有價證券、支票、現金、收據、原始憑證及用印之文件等。 3、附件屬性或格式特殊者，如光碟、磁片、磁帶、實體物品等。 (五) 緊急或特殊公文：當線上簽核系統無法運作時，緊急公文特殊公文，可經一級主管同意後採紙本簽核。.對校內發文之公文附件容量為何？ 答：校內發文附件可超過10頁，最大容量10MB。如何歸檔？答：(一)本文，按文件產生時間先後順序，早者在下，晚者在上。案件共有5單頁，則於案件第1頁正面右下方用鉛筆寫1/5，餘此類推。(二)若有公文信封隨文歸檔者，公文信封要編寫頁碼。(三)答：(一)(二) 答：跨一級單位使用改分，由總收文人員依原收文單位建議改分至新單位；一級單位內(處、院、系、中心)使用重分，公文將退給單位登記桌重分。 8.針對來文所創的便簽，在文面上是否可以看到文號？ 答：便簽文稿右下方顯示該來文的條碼及文號。 9.主管代決的公文，校長可以查詢的到嗎？ 答：校長可查公文。.主管審核公文一定要加註意見嗎？ 答：最後決行之主管加註意見，會辦主管則無此。.有公文時，會發送通知信嗎？ 答：對沒有簽收之公文發出通知信。.公文系統的代理設定與差勤系統有同步嗎？預約代理與預設代理有何不同？ 答：。.公文傳閱按錯，有辦法抽回來嗎？ 答：傳閱像寄e-mail一樣，寄出就沒辦法抽回.公文製作時，當關閉該視窗後再進入，作的是否還存在嗎？ 答：公文製作時.校外來文若受文者為老師或系所之公文，？ 答：校外來文電子文或紙本文，受文為或系所之公文，自行處理需要掛文，請至掛號。.電子公文中途想改為紙本簽核，應如何處理答：依規定須退回原承辦人原公文文號仍可續用原公文流程須重新設定.請問可以把WORD文字用剪貼方式貼上公文系統嗎捷成檔案內的文字copy到電子公文系統會出現很多空白，且無法修改答：WORD內文，標號的部分。 因不同編輯系統的設定會有不同的控制碼，不建議再使用捷成系統來繕打公文。.對校外電子交換公文附件上傳檔案類型有限制嗎? 答：附件檔案類型無限制.附件修改方式？ 答：無法直接在附件上作修改，須上傳一個相同檔名的附件，來取代原來的附件檔.當文之受文者人，公文是否仍須經過登記桌？ 答：若校內發文人受文者，則公文會直接發送到電子告欄，經過登記桌。答：答：答：答：答：