巧用Excel续连打印功能打印毕业证书不再愁.docVIP

巧用Excel连续打印功能 打印毕业证书不再愁每年六月份是学校教务处最忙的时候，其中如何能按时把毕业证书发到学生手中，是一项重要的工作。依照省教育主管部门的要求，毕业证书的纸张是统一印制的。现在学校大都用计算机打印来代替手工书写，图1是一张制作好了的毕业证书，虚线左边是学校的存根，虚线右边是发给学生的毕业证，打圈的表示不同学生有不同的值，打方框的是不变的值。 　　学生的基本信息都已存在，教务处一般都用Excel来处理。但要在Excel中打印毕业证书却有些困难，因为一般证书都是用Word设计，然后从Excel原始表中“复制”学生的信息“粘贴”到Word中，制作一张打印一个，工作量可想而知，决不会比手工书写快，只是打印出来美观罢了。 　　要能连续自动打印，而无需人工操作该多好。笔者带着问题，经过反复尝试和实践找到了一种既不用编程，且简捷、易用的方法。 　　1. 首先要把Excel中的数据转化为VFP6.0中的数据，插入一行VFP6.0字段名(如图2)，选择“文件”下的“另存为”命令，在对话框中的“保存类型”中选择“DBF4(dBASE Ⅳ)(，转换成功后的文件扩展名为DBF。 图1 软件开发网 　　注意：Excel表的第一行内容需要先输好(如图2)，否则转换时可能会出现VFP6.0不能识别的字段名，从而导致转换不成功的现象。其中xm表示姓名、xb表示性别、xjh表示学籍号、csny表示出生年月、jgs表示籍贯的省份、jgs1表示籍贯的县、byzh表示毕业证号。 软件开发网 图2 　　2. 用VFP6.0的报表设计器设计界面 　　(1)选择VFP6.0菜单的“文件/新建”命令，选择“文件类型”中的“报表”，单击“新建文件”，输入文件名，便创建了一报表文件，如“打初中毕业证书”。打开“显示/工具栏”菜单命令，选择“报表设计器”。如图3，按下“报表设计器中”的“报表控件”。在整个设计中我们只用了〔选取对象〕按钮、〔标签〕按钮和 〔域控件〕按钮。 图3 　　(2)图4是笔者设计好的初中毕业证书打印报表，下面对此做一说明：常量部分用〔标签〕按钮，在其中直接输入，文字的字体、字号等可用“格式/字体”来设定。变量部分用〔域控件〕按钮，在弹出的“报表表达式”中输入对应的字段名，如xm(表示姓名)、xb(表示性别)、xjh(表示学籍号)、jgs(表示籍贯的省份)、jgs1(表示籍贯的县)、byzh(表示毕业证号)。下面对出生年月作特殊说明：在年、月、日的“报表表达式”中分别输入“substrc(csny,1,4)”、“substrc(csny,6,2)”、“substrc(csny,9,2)”，因为从Excel转换时用的是字符型，如“1988.01.07”，所以用了取字符的函数“substrc”；若从Excel转换时用的是日期型，则对应年、月、日“报表表达式”要用“year(csny)、month(csny)、day(csny)，与库中的字段名一一对应。 软件开发网 图4 软件开发网 　　(3)完成好界面后要花一定的时间来调试，微调时可用左、右、上、下光标键。若发现打印“域控件”的表达式的内容只显示了其中的一部分，问题可能是方框太小，选取拖动控点来放大方框即可。报表保存后生成两个文件，扩展名分别为FRT和FRX。 　　报表设计完成后，按〔打印〕按钮，选择从Excel转换来的毕业学生的DBF文件，就可以坐享其成了。 高手支招 Excel中单列表格的打印方法中国电脑教育报》2004年第23期E9版刊登了“打印Excel中的单列表格”一文，介绍利用Excel的文件另存与Word的查找替换与排版实现Excel中的单列表格的打印方法。其实利用Excel自身的公式操作，也可轻松实现单列表格文本的合成打印。以横向排列，逐行显示的“学生姓名”列为例，具体操作方法如下： 　　1. 先在当前表sheet1的适当位置选择一列作为数据合成列，如F列，并在其下第2个单元格F2中输入公式“=F1 B2”，(公式表示在二个姓名之间空2格)则F2中产生第一个姓名，选择F2，利用向下拖动填充句柄的方法将F2中公式复制到以下单元格中，直到最后一行，则以下单元格的内容将会是当前行以前的所有行中的姓名合成。 　　2. 选择sheet2表，在A1单元格中输入公式“=TRIM(Sheet1!F49)”，F49为sheet1表中最后一人的姓名合成值，即将所有姓名组合复制到A1单元格中，然后将A1单元格的对齐格式设置为自动换行，水平方向左对齐，垂直方向上对齐，并适当调整A列的宽度。 　　3. 将A1单元格设置为打印区域，通过打印预览与打印可实现单列文本打印效果的观察与输出。 　　利用这种方法操作的优点是两个单元格的内容间隔可根据需要任意设置。同时，通