文秘实务与案例第二版）张勇第四章一般会议的组织课件教学.pptVIP

案例导入： 某单位准备召开一次大型会议，办公厅主任老宋把一切准备工作都作了安排，也具体组织操办了各项会务工作。到会前检查那天，突然因公外出。临行前，他反复交代要认真仔细地检查，秘书们都点头答应，可他仍不放心。大会开展那天，老宋赶了回来。到主持大会宣布奏国歌时，扩音器里传出的却不是国歌，场面顿时混乱起来，与会者交头接耳、议论纷纷，本来严肃的脸上露出不满、不屑的神色……原来是音响设备在会前未做检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道：“起来——不愿……”指挥与会者唱国歌。人们这才从国歌声中思想聚集到会场上来。 问题讨论： 秘书在会议筹备过程中应注意哪些问题？ 一、 确定会议名称 会议名称应当根据会议的议题或主题来确定。会议名称要体现和强调会议的内容、性质、范围和任务等，同时还便于会议通知、会场布置、会议记录和会议的宣传报导等。 二、确定会议议题、议程和日程 1.确定会议议题 会议议题是开会的前提，是会议所要讨论，报告的主要内容. 会议议题主要有三个来源： 一是来自上级机关和领导者根据需要进行制定； 二是来自下级部门提交的，需要以会议的形成研究和决定的问题； 三是来自秘书向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要研究和决定的事项。 会议议题的形式一般有书面形式和口头形式。 四、确定会议人员 1.参会人员 一般有会议主办方根据会议的内容、主题和所达到的目的来确定。