学院OA系统使用指南.docVIP

广东农工商职院OA系统使用指南（初稿） 草拟人：李方擎 为了进一步提高学院的行政效率，推行简约无纸化办公，将由院办牵头，与各系部和职能部门一道推行此OA办公系统。学院OA系统的发文、收文指南，大致如下。 初始操作 1.插件安装（必须安装插件才能正常使用OA系统） 第一步：解压缩插件安装包到本地目录，保存在任意一个文件夹下都可。解压后界面如下： 第二步：双击“插件安装.bat”文件，系统弹出窗口如下： 第三步：点击“确定”按钮，即完成插件安装。 安装完插件后，登入学院OA系统网址： /ngsoaweb/login.do 进入登陆界面（亦可以从“学院首页”中登入。如界面显示不正，则需将浏览器调为“兼容模式”） 3.输入用户名和密码，进入系统界面。（用户名为各部门OA系统使用者姓名的小写拼音，初始密码统一为：ngs888） 发文管理 （一）部门发文流程 第一步： 登入OA系统后，点击左上角的“发文管理” 第二步：发文拟稿 各系部（处室）拟稿人，在发文拟稿界面上按实际填充或选择内容。以下几部分为必填： 1、文件标题 2、主送机关 3、主办单位 4、业务类型，内分“发文”和“办文”，如向系部、处室领导请示，则为“办文” 5、发文单位类型，部门内发文选择“处室发文” 6、稿纸类型，统一选“院办稿纸” 7、拟办意见，例如：热作系秘书起草了一份“关于购置办公桌的请示”，首需征求部门领导意见，则写“请陶主任批示”类型的字样 8、附件 9、下一环节名称选择“处室领导批阅” 10、（下一环节）处理人，点击“处理人”右侧空白框会弹出以下对话框： 点击“按部门选择人员”复选框，如选择“热作系”，会出现待选人员名单。 双击该人员的名字，系统自动添加到右侧空白处： 再点击对话框左下角的 确定“处理人”后，回到发文拟稿界面，如需短信提醒下一步处理人，则选择短信提醒。接下来，点击界面底部中间的 再点击 完成上述操作后，发文拟稿的内容会自动发送到处室领导的OA账户 第三步：处室领导批阅 进入处室领导的OA账户，点击界面中部的 ，再点击 处室领导填写“办理意见”，可根据需要填写或选择意见 同时，处室领导可在附件栏打开附件，并通过在线编辑输入修改意见，并保存 如下为：在线编辑拟文界面 如处室领导同意办理，则下一个环节选择“部门秘书印发”，并选择处理人。如处室领导暂缓或不同意办理，可在附件栏打开附件，并通过在线编辑输入具体的修改意见，并保存，在下一个环节选择“拟稿人退回再处理”，拟稿修善后再上传，呈部门领导批阅，直至同意办理 第四步：部门秘书印发，流程办结 流程办结后，还要在发文管理中完成“发文/办文登记”，以备回查 （二）学院发文 第一步：登入OA系统后，点击左上角的“发文管理” 第二步：发文拟稿 （例如：以“学生处”为主办单位） 主办部门拟稿人，在发文拟稿界面上按实际填充或选择内容。以下几部分为必填： 1、文件标题 2、主送机关（写“院办、院领导”） 3、主办单位 4、业务类型，内分“发文”和“办文” 5、发文单位类型，部门内发文选择“院办发文” 6、稿纸类型，统一选“院办稿纸” 7、拟办意见，一般先向部门负责人请示，如写“XX主任批示” 8、附件 9、下一环节名称选择“处室领导批阅” 10、（下一环节）处理人，点击“处理人”右侧空白框会弹出以下对话框： 点击“按部门选择人员”复选框，选择“学生处”，会出现待选人员名单。 双击该人员的名字，系统自动添加到右侧空白处： 再点击对话框左下角的 确定“处理人”后，回到发文拟稿界面，如需短信提醒下一步处理人，则选择短信提醒。接下来，点击界面底部中间的 再点击 完成上述操作后，发文拟稿的内容会自动发送到处室领导的OA账户 第三步：处室领导批阅 进入处室领导的OA账户，点击界面中部的 ，再点击 处室领导按需要，决定是否选择会签部门。审批的院领导处则为必填 同时，处室领导可在附件栏打开附件，并通过“在线浏览”，查看拟文详情 然后，处室领根据需要选择或填写“办理意见” 下一环节名称选择“相关部门会签”，并在“处理人”中，选择会签部门的负责人（如需相关部门会签则进入第四步；否则直接进入