会计电算化01-02会计电算化概述与账套管理及基础设置讲述.ppt

凭证类别设置 凭证类别设置 为防止凭证类别选用错误，设置凭证类别时，系统允许设置相应的限制类型和限制科目，共有五种限制类型供选择： 其他有关设置 1．外币汇率 汇率管理是专为外币核算服务的，在此可以对本账套所使用的外币进行定义；填制凭证时所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，填制凭证时不能正确录入汇率，对于使用固定汇率作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误，对于使用变动汇率作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。 在系统初始化菜单中选择“外币汇率”项，进入“外币设置”窗口，单击“增加”按钮，在空格处输入外币名称、外币符号等信息，确认后输入记账汇率即可。 其他有关设置 2．结算方式 结算方式功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为两级。结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。 单击“外币设置”窗口的“增加”按钮，在界面的右边相应栏目中输入适当内容，此时，“保存”按钮自动激活，单击“保存”按钮便可将本次增加或修改的内容保存，并在左边部分的树形结构中添加和显示。 公共目录复制 第一步：单击系统服务菜单中的“总账工具”，或者在软件运行路径下，运行Pzinsert.exe文件，屏幕显示总账工具的界面。 第二步：选择“数据源”和“目的数据”。数据源为从本账套向外复制数据的账套，可选择“SQL SERVER”数据并指定账套及年度。目的数据为要复制外部数据的账套。单击“注册”按钮，选择要复制入数据的账套 第三步：数据源、目的数据内容输入后，双击要进行复制的目录图标，即可将“数据源”中的目录复制到所选“目的数据”账套中去了。 在用友通中，核算单位账套的管理包括账套的建立、修改、删除，账套的启用，账套数据的备份与恢复，年度账的管理以及操作员及其权限的统一管理等功能，这些均通过系统管理模块实现。 启动系统管理，可在桌面上双击“系统管理”快捷方式或在“开始”菜单中单击“程序→用友通系列管理软件→用友通→系统管理”，屏幕显示“系统管理”窗口。在“系统”菜单中单击“注册”，弹出“注册〖控制台〗”对话框，如图2-1所示。 创建新帐套 操作员管理 1．操作员的增加、修改和删除 以系统管理员的身份注册进入系统管理，在“权限”菜单中选择“操作员”项，进入操作员设置界面。在弹出的“增加操作员”对话框中输入需增加操作员的编号、姓名、口令及所属部门后单击“增加”按钮表示确认，然后增加下一个操作 员，如图所示。 二、操作员管理 操作员增加完毕后，单击“退出”按钮，返回“操 作员管理”窗口，在操作员列表中可以浏览新增操 作员的有关信息，如图所示。 操作员管理 2．操作员权限设置 企业单位核算账套中包含大量的商业机密，在账套正式使用前，必须对该账套进行财务分工，通常只有账套主管拥有该账套的所有操作使用权，其他操作员只赋予与其业务相关的部分操作权限，以防止与业务无关的人员进入核算账套，避免企业核心商业机密泄漏。此功能只能由系统管理员及其所指定的账套主管来进行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。 账套的启用 系统启用可由系统管理员admin在新账套创建完成 时进行，系统弹出窗口询问“是否立即启用账套？”， 选择“是”即进入系统启用界面。此后，只能由该 账套的账套主管注册系统管理后，在“账套”菜单选择“启用”选项进入系统启用界面，进行系统启用的设置，如图所示。 数据的备份与恢复 1．数据的备份 数据备份是指将账套数据从财务软件系统中输出 到硬盘、可移动磁盘或光盘。数据备份是会计电算化后一项十分重要的工作，存放在磁盘上的电子数据，由于种种原因容易被破坏，因此，做好数据的备份工作是一项不可缺少的工作。 2．数据的恢复 当发现硬盘中的数据被破坏时，可用最新备份数据恢复硬 盘的数据。数据恢复是在万不得已的情况下才进行的事情， 一般操作的越少越好。 修改账套 账套主管可以通过修改账套功能，查看某个账套的 账套信息，也可以修改这些账套信息，操作步骤如下： 删除账套 系统管理员执行账套备份功能时，在“账套备份” 界面选择好账套号后，把“删除当前输出账套”复 选框的“√”标记打上，系统进行数据备份后，弹出询问对话框：“真要删除该账套吗？”，选择“是”，系统即将该账套删除，如图所示。 年度账的管理 用友财务软件中，同一账套不同年度的会计数据是通过建立各个年度的年度数据库，独立存放于以会计年度命名的文件夹中，以利于历史数据的查询和比较分析。年