公文及文字资管料理规定.docx

公文及文字资料管理规定总则◆为使固安九鼎建筑有限公司公文及文字资料处理工作规范化、制度化，提高公司公文处理的效率和质量，妥善保存文字资料，特制订本管理规定。◆公司的公文及文字资料实行分级管理。生产办公室全面负责公司收、发文和文字资料管理，各部门资料员负责涉及本部门的文件资料的管理。文件主经办人员有责任将文件涉及的相关资料收集齐全，交本部门资料员妥善保管。资料员变更时应将保管的文件资料移交，办理移交手续。适用范围2.1适用对象◆本规定适用于公司本部及项目部2.2公文适用范围◆以公司名义的发文和各部门的发文、公司内外部往来函件◆来自公司以外单位的公文（统称：外来文件）工作流程送领导批阅生产办公室摘录批示内容生产办公室文员签收登记外来文件、信函及资料收文管理分送相关部门/资料员登记交回生产办公室文员保管文件送相关人员阅办文件拟稿填文件审批/会签签发表部门经理审核主管领导签发征求意见、定稿生产办编号、登记经办人员电子版发生产办发文管理生产办发送/存档收文管理4.1文件签收生产办公室文员负责公司外来文件的签收工作。收到公文后，要先对文件资料进行登记、编号，然后呈公司有关领导批阅或交相关部门处理。电子文件资料要视其内容及时发送到公司领导和有关人员的信箱。重要事项应打印保存并提醒领导和有关人员及时批阅处理。凡能通过网络发布、传递的文件资料，应通过网络发布、传递（保密文件除外），要求回复确认。所有工作人员每天应查看个人信箱，以便及时阅知、处理有关事宜，因未及时查看造成工作延误的，责任自负。公司部门收文由部门资料管理人员办理收文登记后，交部门负责人阅处。4.2文件阅办文件经公司领导阅批后，需有关部门办理的，由生产办公室文员做好记录并负责将文件资料送交相关部门专（兼）职资料员，各部门资料员做好登记工作后，交有关人员办理并负责督促及时阅处。各部门阅处的文件，应及时处理，传阅的文件在各部门停留时间一般不超过一天，最长不得超过两天；需办理的文件在部门停留时间一般不超过一周；办理文件内容时间较长或重要的文件，办文部门可将文件复印留存，原件退回生产办文员处。文件阅处后应签字交回本部门资料员，已办理完毕的文件，各部门资料员应附简单文字说明后退回生产办文员处。各部门收到的外来文件和本部门形成的文件资料等，可由各部门资料员进行登记、保管。涉及其他部门或需请示公司领导决策的外来文件应交生产办文员登记，原件转相关部门阅处后交生产办留存。涉及密级的文件必须妥善保管，并在办公室阅办。阅办人员要注意文件的安全、保密、完整，避免遗失。不得私自带入公共场所、家中或转借他人，不得擅自复印、抄录。发文管理生产办公室负责公司发文的管理，文件由生产办统一编号。行文格式、标准执行公司相应的行文规定。5.1发文种类及适用范围5.1.1红头文件公司文号：由公司名称简写、字号、年份、编号组成，即固鼎建筑X字【年份】X号适用于发布公司重要的决定、通知；转发带有普遍指导意义的文件，向主管单位请示有关问题，办理申请，批转、批复下级项目部的请示、报告等。5.1.2（便）函公司文号：固鼎建筑X（便）函字【年份】X号部门文号：固鼎建筑XX（便）函字【年份】X号适用于不相隶属关系单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，或者虽有隶属关系但不便于行文又需要互相沟通的事项。5.1.3签报公司文号：固鼎建筑X字【年份】X号部门文号：固鼎建筑XX字【年份】X号适用于各部门向公司领导、公司向上级公司领导、上级公司主管部门进行重要工作请示、报告等。5.1.4白头报告适用于项目部向公司汇报工作，反映情况，提出建议，或答复有关的询问。“白头报告”适用于不便或不必正式行文而又需公司领导批示、批复或有关部门阅知的事项。白头报告页眉需加注“固安九鼎建筑有限责任公司字样及公司标识”。5.1.5会议纪要适用于记载、传达会议情况和决定事项。公司会议纪要分为通用会议纪要、专题会议纪要两种格式，公司级会议纪要格式一般采用通用会议纪要格式，专题会议纪要仅用于公司在某一时期内召开的生产经营、内部管理等业务专题会议，两种会议纪要由生产办公室分别编号。5.1.6其它公文授权书：授权书由生产办公室起草，并经部门经理审核后报董事长签发。介绍信：介绍信统一由综合管理部开具，根据公司领导分工按职责权限审批并签字，一般性事务授权生产办公室主任签字办理。5.2文件的审批公司对外文件：主办部门拟稿，经有关部门会签后，由董事长或主管副总经理签发。公司内部文件：主办部门拟稿，经有关部门会签后，由董事长或主管副总经理签发。部门发函：由部门负责人签发。5.3行为要求各部门发文时应按生产办公室提供的公文模版行文。正式行文的文件采用A4型纸，双面打印。文件标题采用加粗宋体2号字，文号及正文采用仿宋3号字。对外发送的公文，文件签发/会签单及原件需交生产