企业办公室员应工具备的基本技能.docxVIP

企业办公室员工应具备的基本技能一、要具有良好的统筹协调能力　在现代企业管理中，办公室主要有管理、协调、服务三大功能。其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。对于现代企业来说，办公室是一个综合性的管理服务部门，是企业正常运行的桥梁和纽带。“办公室不仅要立足宏观协调，做好领导关系的协调，也要做好上下左右、部门之间关系的协调；既要做好内部协调，也要从统观大局和统揽全局的高度做好外部关系的协调。”因此，办公室员工应具有良好的统筹协调能力，为决策的执行和企业目标的实现提供组织保障。　（一）、统筹协调企业内部各部门。办公室是领导意志和决策的传声筒，领导得出决策后，会通过办公室传达到下级各个部门，并往往由办公室具体执行、承办和催办；办公室不仅要协调各部门开展工作，而且要及时监督和了解工作的进度。因此，当某项决策或文件下达办公室，办公室第一时间最重要的就是组织好各部门协调配合，为企业决策的具体执行扫清障碍，为目标的实现提供组织保障力量。　（二）、统筹协调上下关系。办公室是企业上级和下级有效连接的桥梁和纽带。办公室既要为领导的决策提供参谋和服务，又要为下级服务，代表企业职工传达意见，协助他们解决问题，使领导层和基层员工有效连接。协调好了上下关系，也就协调好了生产运行关系，为企业营造良好的领导和被领导关系、为企业的和谐发展提供强有力的基础和保证。在生产决策上，办公室要及时了解生产一线的情况，把最真实的基层情况及时准确地反映给领导，做好领导的“耳目”和“左右手”，为领导正确决策的提出提供第一手的资料，避免决策与现实、上级与下级的脱节。　（三）、统筹协调内外关系。办公室既是企业的服务部门又是企业的公关部门，在外出公关、客户来访的过程中，办公室员工是企业形象的代表，办公室人员形象关系到企业形象、声誉好坏，协调好企业内外的关系，是办公室员工的职责所在。　二、要具备扎实的写作能力　写作能力是办公室工作人员的基本功。“作为领导的助手，办公室人员首先应具有基本的写作能力和办事能力”。在办公室日常工作中，起草文件、拟写报告、发言稿、讲话稿是最常见的工作。这就要求办公室人员要具备扎实的写作功底，熟知各种应用文的写作，了解各种应用文的写作特点和技巧，才能及时完成领导交办的写作任务。以公文标题为例，在近期浏览的一些公文中发现有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。　（一）、语句不合语法规范　例1、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。　例2、***公司关于加快发展彩色印刷品生产若干措施的通知。　病例分析：　例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。　例2的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。　（二）、请示、函、报告三者混淆　例3、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。　例4、***关于申请2011年公费医疗补助费的报告。　病例分析：　例3的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。　例4的标题内容是某国企请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用函”。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。　叶圣陶先生在《大学国文序》里说过这么一段话：所谓能力不是一会儿就能从无到有的，看看小孩子养成走路跟说话的能力多麻烦。阅读跟写作不会比走路跟说话容易，一要得其道，二要经常的历练到成了习惯，才算有了这种能力。　叶老所说的能力标志，一是“得其道”，我们认为是写作的路子，写作的要领。各行有各行的路子，内行人一说路子歪了，就麻烦了，恐怕比没踏上路子还糟糕，因为纠正起来很难；但摸准了路子也还不算有能力，还要“历练到成了习惯”，这就需要学习者从事刻苦的实践了，要通过自己的体味、揣摩，把理论转化为自己的心得体会，然后才能真正指导自己的写作，使之转化成一种熟练的技能技巧，一种运用语言文字的能力，一种自然而然、心到笔随的“习惯”，这才算有了“能力”。　办公室的写作范围极广，有时经常根据领导的授意拟写各种文稿，写作能力的提高没有捷径可达，唯有勤学多练，方能提高自己的写作能力。在工