如何设计标准范规的基础表格-人事专用.docxVIP

如何设计标准规范的基础表格我们以人力资源管理中一个简单的员工信息表为例，来说明标准化表格的设计法和技巧。这个表格的基本要求如下：? ?·员工工号从“G0001”开始编号，中间不能断号，新入职员工依次分配连续的工号? ?·员工姓名中不允许输入空格? ?·所属部门必须快速准确输入企业存在的部门，要名称统一? ?·学历必须快速规范输入? ?·婚姻状况要快速规范输入? ?·身份证号码必须是18位的文本，不允许重复? ?·出生日期、年龄、性别从身份证号码中自动提取? ?·入职时间必须是合法的日期? ?·本公司工龄自动计算得出? ?·为便于分析流动性，工作表要有离职时间和离职原因两列数据，离职原因是固定的几种类型? ?·新员工输入后，该员工的工号、生日、年龄、工龄等等计算公式自动往下复制? ?·表格自动美化? ??1、表格结构设计? ??根据人力资源中对员工信息管理和分析的需要，创建一个工作表，命名为“员工信息”，数据列标题如下图。或：? ??2、工号的自动连续填充? ? 在单元格A2输入公式“=GTEXT(ROW(A1),0000)”，就得到能够往下连续填充工号的计算公式。这里，ROW函数是获取指定单元格的行号（ROW(A1)的结果就是1，ROW(A2)的结果就是2，以此类推），TEXT函数是把一个数字按照指定的格式转换为文本。那么这个公式的结果就是G0001。如果把该公式复制到单元格A3，该公式就变成了“=GTEXT(ROW(A2),0000)”，结果就是G0002。? ??3、规范姓名的输入，不允许在姓名文字中输入空格? ? 选中单元格B2，设置有效性，其有效性的自定义公式为“=SUBSTITUTE(B2,?,)=B2”，如下图。这里，先使用SUBSTITUTE函数把输入的姓名中的所有空格替换掉，然后再跟输入的姓名进行比较，如果两者相等，表明输入的姓名中没有空格，否则就是有空格，就不允许输入到单元格。? ??4、规范快速输入部门名称? ? 公司部门是确定的，在一定时期是不会变化的，因此可以使用数据有效性来快速规范输入部门名称。假如企业的部门有：总经办、财务部、人力资源部、贸易部、后勤部、技术部、生产部、销售部、信息部、质检部、市场部，那么选择单元格C2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“总经办,财务部,人力资源部,贸易部,后勤部,技术部,生产部,销售部,信息部,质检部,市场部”，如下图。这样，就为单元格设置了一个下拉列表，从下拉列表里快速选择输入某个部门名称。? ??5、快速输入学历名称? ? 员工的学历也是固定的几种。假若是以下几个：博士、硕士、本科、大专、中专、高中，那么也可以使用数据有效性来快速规范输入学历名称。选择单元格D2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“博士,硕士,本科,大专,中专,高中”。? ??6、快速输入婚姻状况? ? 单元格E2输入员工的婚姻状况。婚姻状况也就两种数据：已婚和未婚，因此也可以使用数据有效性来控制输入，也就是在数据有效性对话框的“来源”中输入“已婚,未婚”。? ??7、输入不重复的18位身份证号码? ? 每个员工的身份证号码是不重复的，并且必须是18位，因此单元格F2输入身份证号码时也要使用数据有效性来控制。首先将F列的单元格格式设置成文本，然后选择单元格F2，其有效性的自定义公式? ? ? ? =AND(LEN(F2)=18,COUNTIF($F$2:F2,F2)=1)? ? 这里，使用LEN函数判断输入的身份证号码是不是18位，即LEN(F2)=18；使用COUNTIF统计在前面已经输入的身份证号码中，即将输入的身份证号码是不是还没有输过，即COUNTIF($F$2:F2,F2)=1；然后用AND函数把这两个条件组合起来。如果两个条件都成立，表明输入的身份证号码有效。? ??8、自动输入性别? ? 员工性别从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格G2，输入公式? ? ? ? =IF(ISEVEN(MID(F2,17,1)),女,男)? ? 这里，先用MID函数提取身份证号码的第17位数字，再用ISEVEN函数判断是否为偶数，如果是偶数，该员工性别就是女，否则就是男，判断处理则使用了IF函数。? ??9、自动输入出生日期? ? 员工的出生日期也是从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格H2，输入公式? ? ? ? =1*TEXT(MID(F2,7,8),0000-00-00)? ? 这里，先用MID函数提取身份证号码的中间8位生日数字，再用TEXT函数把这8位数字按照日期的格式转换成文本型日期格式，最后把TEXT函数的结果乘以数字1，将文本型日期转换为真正的日期。? ??10、自动计算年龄? ? 有了出生日期，我们就可以使用DATEDIF函数自动计算年龄。选择单元