义工服务纪录册使用指引-volunteering.doc

義工服務記錄冊 使用指引 推廣義工服務督導委員會 二零零三年十一月版 (一) 簽發義工服務記錄冊目的 透過此全港性有系統的義工嘉許制度，肯定義工的工作和貢獻。 透過一個廣泛認許的義工服務記錄，記錄義工在不同機構/團體的服務，提高義務工作的認可性。 在社會上建立義務工作齊參與的文化，鼓勵社會上各階層人士加入義工行列。 (二)簽發機構 / 團體類別 所有簽發義工服務記錄冊予轄下義工或義工小組的機構 / 團體，必須登記成為「義工運動」參與機構或團體，並須符合以下其中一項條件: 1. 根據香港法例第151章社團條例已申請註冊或獲豁免註冊的團體; 根據香港法例第310章商業登記條例登記的商業團體; 根據香港法例第332章職工會條例登記的職工會; 根據香港法例成立的法定團體，例如醫院管理局，大學及宗教團體等; 各政府部門 6. 如申請機構/團體非上列五類團體，此機構/團體必須為上列五類團體的附屬機構/團體，惟附屬機構/團體提出申請成為簽發機構/團體必須透過上列五類團體作出申請。 (三)簽發機構/團體須知 所有簽發義工服務記錄冊的機構/團體，必須登記成為「義工運動」參與機構/團體。(詳細名單可在「義工運動網」查閱。) 各簽發機構/團體會獲發給一個機構專用編號，以作通訊和紀錄之用。 各簽發機構/團體在接受有興趣人士登記成為其轄下義工，須先核實該義工未曾在其他「義工運動」參與機構登記和獲發相關義工服務記錄冊。在確定後，可向該義工簽發一本義工服務記錄冊，並妥善管理有關的個人資料及獲發義工服務記錄冊的記錄;以便每年按時向「推廣義工服務督導委員會」秘書處遞交簽發記錄報告。(重覆領取義工服務記錄冊者將予取消獲發嘉許狀的資格) 各簽發機構/團體亦可印製富機構/團體特色的「義工服務記錄冊」，以取代「推廣義工服務督導委員會」所印製的義工服務記錄冊；惟有關記錄冊須註明簽發機構/團體的機構專用編號及列載現行義工服務記錄冊的相關資料。 此外，各簽發機構/團體須視乎實際需要而簽發義工服務記錄冊予登記義工。機構可考慮不簽發記錄冊，但建議妥善管理該義工的服務時數記錄，以便每年按時向「推廣義工服務督導委員會」秘書處遞交機構/團體記錄報告，協助統計全港義工服務記錄，讓市民了解義工的貢獻與力量。 (四)機構/團體簽發義工服務記錄冊注意事項 1. 機構/團體在簽發義工服務記錄冊給予個別義工時，須提醒義工此冊子之正確用途乃為記錄義工服務，作為日後嘉許準則之用，並不能作為義工身分證明文件。有關義工在使用該冊子時要注意的事項，已詳列於冊子的「義工須知」。 機構/團體在簽發義工服務記錄冊給予義工時，必須在該冊子的編號前填上機構專用編號，使成為一個完整及獨一無二的義工服務記錄冊編號，而該編號亦為獲發該冊子的義工的專用編號。 機構/團體之負責人或經負責人之授權之有關人士，須在記錄冊的「基本資料」頁簽署並加蓋印作實。 每名義工只可獲一本義工服務記錄冊，如有遺失，機構/團體可重新簽發另一本記錄冊予該義工，並酌情考慮是否追認該義工在過往的服務時數。如簽署機構/團體確認該義工過往的服務時數，必須在新簽署的記錄冊內「服務記錄」的「服務名稱」一欄填上「時數追認」，再填寫獲取該等時數的服務時段，並加簽署作實。 如有義工要求轉往其他簽發機構/團體，該義工必須請原屬之簽發機構/團體蓋印作實已記錄於義工服務記錄冊的服務時數。新接受此義工登記的簽發機構需簽發一本新的記錄冊，將該義工的服務時數轉移至新的記錄冊。而新簽發的記錄冊內「服務記錄」的「服務名稱」一欄須由有關工作員填上「時數轉移」，再填寫該等時數的服務時段，並加簽署作實。新簽署機構/團體並須在舊的記錄冊內印有義工編號的一頁刪劃，以作註銷。並將之交回義工以保留有關該義工過往曾提供的服務資料。 如有義工所持的義工服務記錄冊已經填滿，該簽發機構/團體可考慮以影印方式加入「服務記錄」附頁，更有效運用資源或續發一本新的記錄冊給予該義工。在該續發的記錄冊內，簽發機構/團體的有關工作員必須在紀錄冊內「服務記錄」的「服務名稱」一欄填上「時數續計」，再填寫該等時數的服務時段，並加簽署作實。簽發機會/團體並須在舊的記錄冊內印有義工編號的一頁刪劃，以作註銷，並將之交回義工以保留有關該義工過往曾提供的服務資料。 機構/團體須在妥善記錄簽發/補發/續發委員會印製的義工服務記錄冊，包括記錄冊編號及義工名稱，以便於每年三月三十一日或之前將有關資料交回「推廣義工服務督導委員會」秘書處作記錄用途。機構/團體可參考附頁1「2003年機構發放義工服務記錄冊紀錄表格」。 尚未簽發之記錄冊須妥善保存。如不敷用，可按實際需要向秘書處索取。而