国立虎尾科技大学档案管理紧急灾害应变计画.doc

國立虎尾科技大學檔案管理緊急災害應變計畫 為確保本校文書組檔案室設備與檔案資料安全，防範一切意外、破壞事件於未然，俾及時補救並減輕災害減損程度，特訂定本計畫。 檔案室應指派專人負責管理各項設備及檔案之安全，確保檔案不被破壞或盗取；文書組組長應負起安全監督及改善之責。 檔案室管理人員應隨時注意所有硬體設備狀態是否正常，包括監視系統、溫濕度計、消防設備等。 公文檔案資料備份及存放： 檔案室管理人員應配合系統之安全備份與回復程序之需求，執行有關操作工作。 檔案室備份媒體基於資料保存與安全需要，應選擇適當地點異地存放。 緊急應變 火災應變： 檔案室應設有消防系統、檔案室管理人員應熟悉各項安全設備(如緊急電源、消防設備)之使用方法。 檔案室管理人員應定期檢測消防設備之使用期限，如遇專業型之消防設施應協請專業人員定期檢測。 火災發生時應迅速尋找起火原因，立刻關閉電源開關，設法移除燃燒物或使用滅火器撲滅火苗；滅火器之使用，非有情況之絕對需要，儘量避免對相關設備直接噴灑為原則，並通知單位主管。如未能即時撲滅，應撥一一九通知消防單位說明災變地點及起火原因並進行滅火。 如遇系統受損或資料毀損無法回復時，應由平時備份之系統磁帶及資料庫磁帶中轉回資料，將損壞減低到最小之程度。 颱風、水災等天然災害應變： 發佈颱風或豪、大雨特報時，檔案室管理人員應立即巡視檔案室周圍排水口有無阻塞，及檢視檔案室內有無漏水之情事。 檔案室發生漏水或進水之情事時，應視情事輕重立即排除漏水或進水，並移開有被損壞之虞檔案。 人為破壞應變： 嚴禁未經核可人員進入檔案庫房，嚴格管制進出，並填寫進出管制簿(如附表1)，供日後稽核。 如有來意不善人員闖入，則應設法與之周旋，並伺機通報主管或報警處理。 電腦當機或停電災害應變： 配合台電停電日期或高壓電保養日期，檔案管理人員做好預防措施。 如遇電腦當機或公文版本更新時，檔案管理人員應以電子公佈欄、電子信件及文書組網頁進行公告，並通知電算中心系統組進行電腦重新開機，俟電算中心完成開機作業後，檔案管理人員利用遠端進行開機作業，必要時得請廠商配合辦理。 其他應變： 遭受爆炸、核子事故或重大建築災害等其他意外事件，應迅速攜帶重要資料離開現場，並視發生狀況採取適當應變措施，逐級陳報，以利日後重置復原。 災害復原 災害發生後，檔案管理單位應儘速進行事故排除，立即進行復原作業，如有需要得請相關維護廠商即刻修護，必要時調度資訊及相關設備資源，或取回原先備份資料進行回儲作業，以回復至當機前之狀況。 設備與資料恢復正常後應盡快通知相關作業人員，檢查並補正漏失資料以便繼續作業，以免影響檔案管理績效。 各項災害處理或修復完畢後，應提出緊急災害應變紀錄簿（如附表2）、緊急災害應變回報單(如附表3)，陳送校長核判。 本計畫經校長核定後實施，修正時亦同。  表1、國立虎尾科技大學檔案室進出登記簿 單位 姓名 進入時間 出場時間 備註 時 分 時 分  表2、國立虎尾科技大學檔案管理緊急災害應變紀錄簿 中華民國 年 月 日 星期 單位： 狀況 重要記事： 輪值人員 進駐人員簽到 進駐時間 進駐人員簽到 進駐時間 時 分 時 分 列入移交事項： 狀況解除時間 承辦人 二級主管 一級主管 機關首長 表3、國立虎尾科技大學檔案管理緊急災害應變回報單－編號：????? 國立虎尾科技大學　　　　　　　　　　　　　　　 緊急及意外事故立即回報單 傳送單位 □校長室 □總務長室 □副校長室 □主任秘書室 □專門委員 事 由 時間 ___年___月____日___時___分 地點 上次回報時間 ___年___月___日___時___分 上次回報方式 類型 □供水 □供電 □瓦斯 □污水 □消防 □電梯 □垃圾 □清潔 □其它???????? 發 生 經 過 ?????????????????????????????????? ?????????????????????????????????? ?????????????????????????????????? ??????????????????????????????????