会计凭证保管调阅及销毁应行注意事项草案总说明.doc

政府會計憑證保管調案及銷毀應行注意事項 規定 說明 政府及其所屬機關（構）、學校（以下簡稱各機關）會計憑證之保管、調案及銷毀，依本注意事項規定辦理。 本注意事項之訂定目的，係規範政府及其所屬機關會計憑證保管、調案及銷毀之適用規定，以為各機關之執行依據。 本注意事項所定會計憑證，分為原始憑證及記帳憑證；原始憑證及記帳憑證之種類、定義，依會計法相關規定。 各機關會計憑證，未依會計法第一百零九條規定移交所在機關管理檔案人員（以下簡稱機關檔案人員）保管前，主辦會計人員應指派專人（以下簡稱會計管理人員）處理之。 機關檔案人員應依檔案法相關規定管理移交後之會計憑證，並注意與主（會）計單位之權責分工，以確保憑證之安全。 第一項明定會計憑證之種類、定義。 第二項明定各機關會計憑證，未依會計法第一百零九條規定移交所在機關管理檔案人員保管前，主辦會計人員應指派專人處理之。 第三項明定機關檔案人員應依檔案法相關規定管理移交後之會計憑證，並注意與主（會）計單位之權責分工。 各機關之原始憑證，應標註傳票編號，附同傳票，依照類別及日期號數之順序，彙訂成冊，另加封面，並於封面詳記類別與起訖之年、月、日及號數等。下列各款之原始憑證未附入傳票保管者，仍應於冊內註明其保管處所及其檔案編號，或其他便於查對之事實： 各種契約。 應另歸檔案之文書及另行訂冊之報告書表。 應留待將來使用之存取或保管現金、票據、證券及財物之憑證。 應轉送其他機關之文件。 其他事實上不能或不應黏貼訂冊之文件。 明定原始憑證及傳票等會計憑證之裝訂方式。 已裝訂成冊之會計憑證，均應分年編號保管，並製目次備查。 各機關如將已裝訂成冊之會計憑證裝箱保管者，均應於箱外載明其所屬年度、類別及裝箱序號，並登載序號於前項目次。 明定已裝訂會計憑證之保管方式。 各機關會計憑證未依會計法規定移交機關檔案人員前，其保管應注意下列事項： 應本於統一規劃、集中管理為原則，並具備適當保管之環境。 非為各機關之會計管理人員，不得進出會計憑證之保管處所。但因業務需要經主辦會計人員之同意，並由會計管理人員陪同進出者，不在此限。 明定未移交前會計憑證之保管原則。 各機關會計憑證之保管，遇有遺失、損毀等情事時，應注意下列事項： 各機關應即陳報該管上級主計機構與所在機關長官及該管審計機關，分別轉陳各該管最上級機關。 非經審計機關認為其對於善良管理人應有之注意並無怠忽，且予解除責任者，應付懲戒。匿不陳報者，從重懲戒。致公庫受損害者，負賠償責任。 會計憑證依會計法規定移交機關檔案人員後，遇有遺失、損毀等情事時，機關檔案人員應通知主（會）計單位。 參酌會計法第一百零九條，明定會計憑證保管遇有遺失、損毀等情事之程序及責任。 查會計法第一百零九條第二項規定，係規範各機關會計憑證遇有遺失、損毀等情事之處理程序，無論移交前、後處理程序均同，至主政單位，實務上依各機關內部權責分工辦理。 鑑於主（會）計單位仍需瞭解移交後會計憑證之保管情形，爰第二項規範移交後會計憑證遇有遺失、損毀等情事時，應通知主（會）計單位。 各機關會計憑證之調案，應注意下列事項： 調案人應填具調案單，載明調案人之姓名、任職單位、調案事由、調案日期等資料，向主（會）計單位提出申請，經主辦會計人員之同意，並得衡酌調案事由後，陳報機關長官核可後為之。 非經主辦會計人員同意，不得拆訂會計憑證；同意拆訂者，應將經過情形與增減單據、張數及號數，以書面敘明，並於重訂時，附於首頁。 會計管理人員應注意會計憑證之調案情形，除司法、審計、檢察、調查或稅務等機關依法律規定借調原件者外，不得攜出會計管理人員指定之處所。 調案人與會計管理人員於前款司法等機關攜出及歸還會計憑證時，應注意原件之項目、數量及內容等，以確保原件完整性。會計管理人員並應定期清理歸還情形。 會計管理人員應作成調案紀錄，扼要記載調案人之姓名、任職單位、調案事由、調案日期、憑證編號及歸還日期等。調案紀錄，得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式紀錄為之。調案紀錄於其所載會計憑證銷毀後，始得銷毀之。 會計憑證依會計法規定移交機關檔案人員後之調案，準用前項規定辦理。調案人經向主（會）計單位提出申請，由主（會）計單位向機關檔案人員為之。 明定會計憑證之調案程序。 有關司法等機關依法律規定借調會計憑證原件，所稱法律規定，係指法律及其授權之法規命令。 考量會計憑證與一般公文檔案性質不同，為利各機關移交前、後會計憑證之調案程序能有一致性遵循原則，爰參依現行各機關會計憑證調案情形及特殊性，訂定第二項規範。 各機關會計憑證之調案，不得有下列行為： 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損會計憑證。 非經主辦會計人員之同意拆散已裝訂完成之會計憑證。 以其他方法破壞或變更會計憑證內容。 違反前項規定者，會計管理人員得停止其調案