附件第一次全国海洋经济调查师资培训稿-档管管理-第一次.ppt

调查文件积累方法——纸质文件 ——题名（标题） ——责任者（落款单位。作者） ——形成日期（落款日期） ——附件（录、表） ——签字 ——印章 ——发文与呈批件 ——来文与复文 ——译文与原文 ——原件与复制件 ——转发文与被转发文 完整性和有效性控制 调查文件积累方法——电子文件 方法：同纸介质文件积累方法，文件目录就相当于文件盒，可以根据不同的工作内容，建立不同的文件目录，文件形成后拷贝到相应的目录下。 ——注意1：电子文件命名遵从相关技术规程中的命名原则，自行命名的电子文件应能概括反映文件主要内容，避免用简单的代码、数字、符号来命名。 调查文件积累方法——电子文件 文本文件一般采用PDF格式 照片文件一般为JPEG或TIFF格式 音频电子文件以WAV、MP3为通用格式 视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式 ——注意2：电子文件存储格式符合技术规程和档案工作要求。如果技术规程没有特别要求，原则上电子文件存储格式一般采用通用格式。 调查文件积累方法——电子文件 ——注意3：电子文件内容的完整性，不重要的过程文件和未完成的文件不能拷贝到积累文件目录下。电子文件形成日期（一般是系统日期）要与当前日期保持一致。 ——注意4：建立电子文件形成清单，记录电子文件相关信息，格式可参考电子文件整理相关要求。数码照片文件与其纸介质文件对应，音视频文件要积累其内容、形成时间、时长