工作邮件的规范与注意事项解读.pptxVIP

工作邮件的规范与注意事项 2017年4月10日 想知道更多吗？ 开 始 TWO 内容 FOUR 范文 THREE 地址栏 ONE 主题 FIVE 其他 Content No.1 主旨 简短扼要 No.2 目的 明确直观 一、主题 1 2 02 精简 03 对象 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司名字（Who）。 04 时间 如果带有时间性质的邮件，要在主题中标明时间，比如月报日报周报等。 可以遵循Where、 What、 When原则，（一般不超过35字）来描述。 主题书写的注意事项 二、内容 称呼 01 02 正文 正文中内容的格式 首行 内容 字体 第一个首行在称呼语下面隔一行。每段文字的首行向右缩2个汉字，第二行从左边顶格书写。 要求主次分明，先总体表达，再分层次说明，多用“第一/第二/第三…”的格式。 宋体，黑色 字号一般选择10-16号。 邮箱默认的字体都适用。 1 2 3 01 02 03 内容简明扼要 注意论述语气 注意序列性 多用简短语句或者词汇。 不宜长篇大论，行文注意通畅。 如果内容较多时，正文中简要介绍，可添加个附件进行详细描述。 选择恰当的语气进行论述。 尊重对方，多用敬语。 评价请谨慎和客观。 如果事情复杂，最好多用1、2、3、4之类的列点列段说明。 每个点和段落不宜过长。 正文的注意事项1 04 05 06 正文的注意事项2 信息完整、准确 重要信息提示 检查 一次性把信息说清楚，说准确。 避免在2分钟后少发“补充”“更正”之类的邮件。 合理利用大写字母、粗体、颜色字体、加大字号。 不宜过多的提示。 再次重新审读，检查错误。 不要使用表情和使用过多的带有感情的标点符号。 附件文件名的格式统一为： 姓名（名称）+内容+日期 附件的注意事项 如果邮件里面含有附件，应在正文里提示收件人查看。 应该让人清晰明了，涵盖附件的内容概要，不能以新建表格和新建文档等命名。 如果附件是特殊格式，请在文中注明打开方式，以免影响使用。 正文中应对附件进行简要说明，特别是很多个附件的时候。 03 04 附件数量不宜超过4个，如果过多可压缩打包。 05 06 如果附件占用空间过大，可分割成几个小文件分别发送。 05 署名 网页版 Foxmail Outlook 可多个不同的签名。 慎重引用短语或者公司宣传文化作为签名的一部分。 数量 和正文字体匹配，简体中文或者英文。 大小和正文一样，或者比正文小一些。 将内容归档，不宜超过5行。 电话号码数字中间建议加个停顿“-” 。 尽可能插入公司logo图片，后面并带有中文名称。 编写邮箱用超链接，对方点你的邮箱即可生成到收件人栏。 字体 行数 电话号码 标志 超链接 个性签名的注意事项 三、地址栏 抄送 收件人 范文一 写信版 四、范文 范文二 收件版 注意同一邮件主题/事项的邮件的连续性 回复时，属于同一邮件主题的按照发起顺序跟进，不要另起一个新邮件回复。 分类建立不同的文件夹，以便后续查找 邮件可按照主题或者联系人等建立新建文件夹。 保存在不易丢失的地方。 重要的邮件可备份保存到安全的地方，比如转发至其他邮箱。 邮件其他方面的注意事项 五、其他 THANKS FOR YOUR WATCHING