公文制作说明.doc

教育部中部辦公室 公文製作系統 操 作 手 冊 中華民國九十三年十二月  公文製作 版權屬教育部中部辦公室 *** 如何安裝 *** 請按照以下的步驟來安裝： 1、將拿到的光碟片插入D: 光碟機中，按【開始】-【執行】，在開啟(O)：處輸入 D:\公文製作\school.exe，接著按『確定』鍵。 2、按『Install』鍵。目錄名稱請不要更改。 3、出現自動解壓縮的過程，及最後成功的畫面。 4、解壓縮成功，圖3的畫面會自動消失。 5、接著將C:\My Documents\橫式公文\Normal.dot檔案複製到Word執行目錄下有一個名為Templates 的子目錄下即可。 若Office這個子目錄應該會位於C:\Program Files\Microsoft Office\Templates，因為這是原先安裝Office97的預設值。使用者可參考下圖的檔案所在路徑說明： 使用Windows98 + Office 2000的請注意： Normal.dot的預設存放路徑在C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates。使用者可參考下圖的檔案所在路徑說明： 特別注意： 如果你的組合是Windows 2000 Professional (Windows XP) + Office 2000 (Office XP)，那Normal.dot所存放的目錄又不一樣了。Normal.dot所在目錄會在C:\Documents and Settings\[user]\Application Data\Microsoft\Templates。 [user] :代表登入系統之帳號 一般使用administrator身份進入視窗2000系統Normal.dot所在目錄會在C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates。 小秘密： 你可利用尋找檔案的方法來找出Normal.dot在什麼地方。 從【開始】-【尋找】-【檔案或資料夾】。 接著在名稱部位輸入normal.dot，馬上按【立即尋找】，搜尋的結果畫面類似如下： 6、若你的Office XP Word沒有安裝符號表則請執行磁碟片中所附的Symsetup.exe（直接在檔案Sym.exe上用滑鼠左鍵連敲兩下），它會自動將符號表安裝至Word中；或點選Sym.exe檔案後再按滑鼠右鍵，接著請選「開啟舊檔」也可執行符號表安裝作業。 注意：Office 2000不可也不用執行 Symsetup.exe 以下第7及第8步驟為非必要，如果將來印不出副本兩個字或決行章的文字在隱形及顯形的切換有問題時再來設定也可以。 7、在Word的畫面中可能需要改變一些設定：請按「工具」-「選項」。 將【檢視】下的『隱藏文字』打勾。 將【儲存】下的『Normal.dot存檔提示』打勾。 - 8、因為『Normal.dot存檔提示』打勾了，所以以後離開word時會問你如下圖的問題，請按「否」，不要儲存Normal.dot的變更。 *** 執行需求 *** 本產品基本上需要Windows 95, 或Windows 98以上版本的作業平台，並且配合使用Office 97或Office 2000 Word以上的程式。 公文製作使用說明 如何開啟範本文件 (1)、從功能表的【檔案】-【開啟舊檔】，將目錄換至c:\my documents\橫式公文。 (2)、挑選任一檔案，按【開啟】即可。 如何改單位名稱 (1)、輸入發文單位的全銜，確定後會將單位全銜自動填入文件中的發文單位之下。不過最好先將所有的文件的抬頭改成貴校的名稱比較方便。 (2)、也可輸入校長姓名，名字中間要使用全型空白隔開，這是為了將來函稿做稿轉文後出現的『校長　賴　肇　煦』會比較好看。 速度別 可選擇【普通件】、【速件】、及【最速件】。 密及解密 有密等及解密條件。密等可分為【密】、【機密】、【極機密】；解密條件可分為【公佈後解密】及【附件抽存後解密】。 稿轉文 (1)、如何將稿件另存新檔 因為我們所開啟的文件範本檔都是唯讀檔，所以必須使用另存新檔。稿件內容輸入完畢後，請按功能選單「檔案(F)」下的「另存新檔(A)…」來儲存函稿。 (2)、如何列印原始稿件 要列印稿件請按功能選單「檔案(F)」下的「列印(P)…」即可。 (3)、什麼時候做稿轉文 當印出的稿件已經上層批示完畢後，並且你又重新開啟原稿件並修改完畢時。準備要列印正式行文時