中石油公文系统五-信息图表说明及相关要求.docVIP

《电子公文系统》 信息图表说明及相关要求 《电子公文系统》信息图表填写说明及相关要求 一、统一说明与要求 1、所有图表的表头的单位名称部分，标注加盖公章的地方要盖章，页脚的“填表人”、“审核人”需要签字或盖章。 2、所有图表提交纸质文档2份，电子文档1份（《电子公章申请表》和《电子签字申请表》提交扫描清晰的电子稿）。 3、表格中所有涉及电子邮件的栏目均不须填写。 4、所有图表的电子文档2周之内提交项目组，项目组审核后3个工作日内将所有图表的纸质文档一式两份送交。 5、相关文档下载地址为 68/ 6、《电子公文系统》推广项目组相关信息 办公地点：大庆石油管理局高级人才培训中心307教室 Email：oa@ 联系人：郑百利、马超、崔磊、王林林 联系电话：0459-5951042 二、《公文流程图》说明 参照标准公文流程图，结合本单位公文流程实际情况，如果流程内容相同请将《公文流程图》打印并签字盖章提交；如果本单位流程内容与标准流程内容有差异请与《电子公文系统》推广项目组联系。 三、《组织机构图》绘制说明 建议采用Microsoft Visio 2003绘制。以树形结构绘至科以上单位。 四、《用户信息表》填写说明 1、此表填写公文系统可能涉及的本单位的所有人员信息，包括拟稿、审核、送签、签发、发送、登记、拟办、批办、承办等角色。 2、集团、成员企业、专业公司和事业单位的领导按级别填写在前面，其他用户按组织机构所列顺序填写。 “用户帐号”暂不填写。 五、《电子印章申请表》填写说明 1、此表用于收集各单位的发文所用公章印模，以便进一步处理成系统所用的电子印章。 2、一张表加盖在“印章样式”处一个公章，要求绝对清晰、完整。 3、“申请单位”填写公章所属单位名称。 4、“单位领导签章”：单位主要领导签字或盖章。 六、《电子签名申请表》填写说明 1、此表用于收集各单位的公文签发人的个人签字，以便进一步处理成系统所用的电子印章。 2、“申请单位”指发文单位全称 3、签发人的签名填写在“签名”栏的虚框内，要求使用黑色笔，字迹紧凑清晰，字体不能过小。 “签名人姓名”由经办人填写后打印，不要用手签。 “单位领导签章”：单位主要领导签字或盖章。 七、《电子文件系统用户权限申请表》填写说明 1、此表用于统计各单位具有公文签发权限和公章管理权限的人员，以便配置系统使用。 2、集团机关只需填写机关办公室和各科室的相关信息，成员企业的信息由成员企业填写。 3、表头“单位”处填写集团、成员企业、专业公司或事业单位的全称。 4、“下属部门/单位”：只需填写具有发文权限的部门，其它部门无需填写。 5、“特殊权限说明”：填写“签发”或“印章管理” 6、“印章管理”是指对盖章权限进行管理的过程，与“盖章人”不是一个概念，请注意。 八、《公文红头信息表》填写说明 1、此表填写本单位或部门可能涉及到的各类文种和文件信息。 2、“发文字号”指红头公文的字号，如“庆局水发”。 3、“文件名称”指公文全称，如“大庆石油管理局钻探集团文件”。 4、“文件类型”指文种类型，包括文件、呈、呈批件、简报、纪要、函等文件类型。 5、“发文单位”填写发文单位全称 九、《公章信息表》填写说明 1、“部门”：公章所属单位全称。 2、“公章名称”即公章上所刻的汉字。 3、“实际尺寸”：测量出的公章直径。 4、“颜色”：公章盖出后的颜色。 十、各文种《发文流程角色对应表》填写说明 1、此表用于填写发文流程各步骤、角色及系统用户之间的对应关系，是配置系统流程的关键信息。 2、“单位名称”填写发文单位的全称 3、“步骤名称”中所列为发文流程的关键步骤，转其他流程的步骤不在此填写。 4、“步骤名称”已列的步骤为项目组推荐的标准流程步骤，如果有需求修改，须与项目组联系，经项目组确认后再作相应修改。 5、“角色”指系统用户各发文流程步骤中所承担的角色。 6、“用户名”填写该步骤、该角色的系统用户姓名，按优先级填写有可能参与该步骤或可承担该角色的所有人员。如果为一个单位或部门的全体用户，可简填为“XXXX全体用户”。如果后面填写的步骤与前面填写步骤的用户相同，可填写前面角色的名称，如“送签人”处的用户名可填写为“拟稿人”等。 十一、《收文流程角色对应表》填写说明 1、此表用于填写收文流程各步骤、角色及系统用户之间的对应关系。 2、承办选机构的收文流程，有多个科以上下属机构的单位/部门填写此表，“科室第一承办人”指该科室的正职负责人，无科以上下属机构的部门只需填写“承办选人”的收文流程角色对应表。 其它内容参照《发文流程角色对应表》的填写说明和相关要求。 大庆石油管理局电子公文系统 大庆石油管理局信息中心 2006-08-04