文件管理办法(新修改)绪论.docVIP

附件一： 文件管理办法 第一章　文件管理的目的 第一条　为了使公司的文件管理工作标准化，提高公司各部门草拟文件的质量，强化文件学习、执行的力度，加强公司文件的严肃性和保密性，特制定本办法。 第二章　文件的种类 公司的文件是公司在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达董事会的方针、政策，发布行政规范和规章制度，施行行政、财务、业务措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 第二条 公司文件的种类包括以下八种 一、通知 适用于批转下级部门的文件，转发上级部门和不相属部门的文件；发布规章制度，传达要求下级部门执行或有关单位周知的事项，任免和聘用领导。 二、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 三、决定 适用于对重大事项或者重大行动作出安排。 四、指示 适用于对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原 1 则。 五、报告 适用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级部门的询问。 六、请示 适用于向上级部门请求指示，获得批准。 七、批复 适用于答复下级部门请示的事项。 八、会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。 第三章　文件格式 第三条　文件的格式、字体、字号、用纸等以本文件为准。 第四条　文件由发文机构、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机构、印发机构、印发时间、学习范围、秘密等级、紧急程度等部分构成。 一、发文机构应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机构应当排列在前。 二、发文字号包括机关代字、年份、序号，联合行文只标明主办机构发文字号。 三、文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容，标明文件种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一 2 般不用标点符号。 四、文件如有附件，应当在正文之后注明附件顺序 和名称。 五、文件除会议纪要外，应当加盖印章，联合上报的非法规性文件，由主办机构加盖印章，联合下发的文件，联合发文机构都应加盖印章。 六、成文时间以领导签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准。 七、文件应当标注主题词，主题词只用简短的几组词概括文件的主要内容。 八、文件的印发数量、学习范围同文件秘密等级相关，应按照签发文稿纸中的要求填写。 九、文字从左至右横写横排。 第五条　文件用纸为A4开型（长210毫米，宽297毫米）52G纸。 第六条　公司文件一律用公司统一文头纸（见附件一），发文号用3号仿宋体，标题用2号黑体，主题词用小2号黑体。 第七条　公司文件正文用小2号仿宋体，每页26行，行间距磅值为25.8（特殊情况可调整），每行26字，字间距为标准字间距（特殊情况可调整）；文件附表高235毫米、宽162毫米。 第八条　装订文件的左侧，在上下三分之一处共订两 3 处订书钉，订书钉距左边距离为10毫米至15毫米。 第九条　留档文件要有公司经理签署“同意签发”字样的签发文稿纸（见附件二）及原文，传阅文件要附《文件传阅签名表》（见附件三）。 第四章　文件办理 第十条　文件办理分为收文和发文，收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 第十一条　文件的拟订 一、公司内部管理制度由公司综合办根据实际工作需要统一拟稿。在签发稿纸签写主办单位及拟稿人。 二、各有关部门在拟定文件时，要严格按照本办法所规定的格式进行拟订，文件中要避免低维错误（如格式不规范、错别字、标点符号错误等），文件的草稿要经综合办主任签字后方可提交公司执行经理。 三、征求意见稿 拟稿后，要召集有关人员讨论补充，并标注意见。 四、会签 公司基本文件在经董事会讨论通过后，参加讨论的人员要在签发文稿纸“核稿与会签”栏签字。 五、校对 4 会签后文稿要综合办主任进行校对。 六、复核 文件经公司综合办秘书校对后报综合办主任复核。 第十二条　文稿质量的控制 一、各部门在向上级上报文件草稿时，要填写《文稿差错统计表》（见附件四）。 二、文稿差错以页为单位计算，一页文稿上不管有多少处差错都按一页计算，文稿差错率等于有差错的文稿页数除以上报文稿的总页数。 三、公司各部门的文稿差错页数每月不得超过四页，文稿差错率不得超过百分之四。 四、文稿差错的考评采取逐级的原则，从上到下依次为董事长、执行经理、总监、子公司经理、助理经理、商品部经理和店长。 第十三条　文件的签发 公司制定的具体规章制度，为使公司全体员工周知而下发的通知、通报等普通文件由公司经理签发；公司制定的基本管理制度由董事长及董事、监事会签后，由公司经理签发。文件经公司经理审核同意并在签发文稿纸上签署“同意印发”并签名后，由公司综合办打印出台。文件的出台