招标档案整理规范讲解.pptxVIP

招标档案整理规范  根据《中华人民共和国档案法》和国家的有关规定，为了加强招投标档案管理，进一步规范和统一招投标档案的立卷归档标准。 一、档案的定义： 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。 二、档案的管理 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本地区档案机构移交，集中管理，任何个人不得据为已有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。 三、科技档案 指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影像、录音、电子等科技文件材料。 四、城建档案 城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表 、声像、电子等各种载体的文件材料。 五、建设工程 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位，它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。 六、招投标档案 在招投标活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。 七、电子档案 在建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。 八、城建档案的保密级划分及规定  密级划分为：绝密、机密、秘密、内部四种。 （解释各密级1-6条） 招投标档案的密级属于内部级 九、档案的整理 ● 按GB/T50328--2014的规定与要求进行整理、立卷、归档。 1、整理：按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、 排列、编目，使之有序化的过程。 2、案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 3、立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理面案卷，亦称组卷。 4、归档：文件形成部门或形成单位完成其工作后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或城建档案管理 机构移交的过程。 十、归档文件质量要求 1、归档的纸质文件应为原件。 2、归档的文件内容必须真实、准确。 3、归档的文件应字迹清楚，图样清晰，签字盖章手续完备。 4、归档的电子文件应采用开放式格式或通用格式进行存储。5、归档的电子文件的内容必须与其纸质档案一致。 文件类别 格 式 文本（表格）文件 WPS　 Word Exel PDF 图像文件 JPEG TIF 图形文件 DWG PDF 影像文件 MPEG3 MPEC4 AVI 声音文件 MP3 MP4 WAV 十一、立卷的流程、原则和方法 立卷的流程： 1、对属于归档范围的文件进行分类，确定归入案卷的文件材料。 2、对卷内文件材料进行排列、编目、装订、装盒。 3、排列所有案卷，形成案卷目录。 立卷应遵循的原则： 立卷应遵循文件的自然形成规律和工程专业和特点， 保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 立卷的要求： 1、案卷内不应有重份文件。印刷成册的文件宜保持原状。 2、电子文件的立卷和排序可按纸质文件进行。 案卷的编目： 1、卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号 ，页号从“1”开始。 2、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。 1、案卷不宜未过厚，文字材料卷厚度不宜超过20MM 。 3、印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 5、卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合附录1的要求； 6、责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替； 7、文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号； 8、文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[?]”符号； 9、日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示，如：2015年5月1日应填写为“20150501