第八章节材料采购与应付帐款子系统.docVIP

第八章 采购、应付账款与存货子系统 教学目的与要求：采购与应付账款与存货子系统是会计信息系统中相当复杂而又重要的子系统，它完成对企业采购存货、储存存货、应付账款等经济活动的核算和管理。目前我国市场经济还不够发达，企业为了生产或销售，一般都需要采购大量的存货并储存存货，存货在企业的整个资产中所占的比重很大，采购和存货核算与管理的好与坏，对企业的经营活动有着十分重大的影响。在会计实务中，采购、应付账款与存货子系统既可以作为一个子系统运行，也可以将其划分为既相互联系又可独立运行的三个子系统，即采购子系统、应付账款子系统和存货子系统。本章主要讲解采购、应付账款与存货子系统的输入、输出以及处理过程设计内容。通过本章的学习，要求学生了解此系统的分析与设计思路，了解系统的文件结构和模块结构，并掌握系统实施时的初使设计及已有软件的使用与操作。 第一节 采购、应付账款与存货子系统概述 一、采购、应付账款与存货系统的特点 采购、应付账款与存货子系统是会计信息系统中较为复杂的子系统，它具有以下特点。 （一）数据存储量大 一般工业企业中存货的品种规格繁多，有的多达几万种，对每个具体的品种都要进行详细全面的反映，同时每种材料的核算既要反映其数量指标，又要反映其价值指标；既要反映动态的状况，又要反映静态的信息。因此，采购、应付账款与存货子系统中需要存储和处理的数据量极大，几乎可以说该子系统是会计信息系统数据量最大的子系统。 （二）数据变化频繁 要保证生产的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动，而且生产过程存货的收发领用也相当频繁。因此，采购、应付账款与存货子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化相当频繁。 （三）核算内容广泛 采购、应付账款与存货子系统的核算内容较多，既要反映采购业务、应付账款与现金支付，又要反映存货的收发结存、在途和暂估情况；既要反映各种原材料、燃料，还要考虑对包装物、低值易耗品等的特殊处理。因此，采购。应付账款与存货子系统核算内容极为广泛。 （四）核算方法复杂 存货核算的方法较多，可以按实际成本组织核算，也可按计划成本组织核算。按实际成本核算的方法中，有先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动平均法、个别计价法等。按计划成本组织的核算中，还要进行成本差异的计算和分配。在存货账面价值与实际价值相差较大时，又可以采用成本与市价孰低法按存货项目、存货类别、全部存货对期末存货成本进行调整。这使得该子系统核算方法的复杂程度远远超过了工资核算、固定资产核算等子系统。 （五）与其他子系统有较多的数据传递关系 采购、应付账款与存货子系统与原料需求计划系统（Material Requirements Planning——MRP Systerms ）有密切的联系，MRP系统计算生产计划所需的原材料数量，然后自动产生一份采购原材料的采购单传入采购、应付账款与存货子系统。采购、应付账款与存货子系统与会计信息系统中其他子系统也有密切的联系，该子系统将各种凭单按会计上要求进行统计汇总后，供账务处理和成本子系统使用。 （六）管理要求高 采购、应付账款与存货子系统不仅要正确地反映采购存货、储存存货。付款等经济活动，而且还要为企业各业务部门及时准确地提供各种信息，如超储与储量不足信息、应付账款偿还信息、购买什么存货、什么时间购买、买多少、选择哪个供应商等。 二、采购、应付账款与存货子系统的设计目标 采购、应付账款与存货子系统的上述特点，一方面加大了系统设计的难度，同时也为使用计算机进行采购、应付账款和存货的核算与管理提供了广阔的应用前景。采购、应付账款与存货系统的设计目标包括以下几个方面。 （一）采购核算与管理 及时、准确地完成订货和采购的数据处理与管理，反映和监督采购合同的制定和执行情况，合理选择供应商，正确计算存货采购成本，加强存货采购经济活动的核算与管理。 （二）应付账款的核算与管理 完成从收到供应商的发票至处理付款为止的数据处理过程，反映和监督存货采购交易过程资金的支出和应付情况，跟踪应付账款的到期日，及时提供债务总额和现金需要量，加强对应付账款的核算和管理。 （三）存货核算与管理 在保证生产或销售需要的前提下，尽量降低库存，及时反馈各种存货的需求情况；正确地反映存货入库、出库情况，及时反映其增减变化，保护材料物资的安全完整；正确地计算出存货期末的数量、价值，及时提供存货的储备资金占用情况，既保证生产需求，又减少资金积压；反映和监督各生产单位材料的耗用，正确计算产品的材料费用，考核各部门材料消耗情况，促进企业节约材料开支，降低产品成本。 （四）提供各种管理信息 提供各种管理信息功能是指