第四章设计报表范例.pptx

第四章 设计报表 4.1 报表的概述 报表是Access中又一重要对象，主要用于对数据库的数据进行分组、计算、汇总和打印输出，它将根据指定规则打印输出格式化的数据信息。报表的数据源一般来源于表、查询和SQL语句。 4.1.1 报表的视图 为了更见清晰直观地浏览报表，Access提供了4种报表的视图方式，分别是报表视图、打印预览视图、布局视图和设计视图。 1．报表视图 显示报表的实际效果，但不分页，用于查看报表的字体、字号和常规布局等版面设置。 报表视图如图所示： 2．打印预览视图 打印阅览不仅可以查看打印效果，还可以查看报表每一页上显示的数据，并在此视图中可以更改报表的显示比例。 Access 提供的打印预览视图所显示的报表布局和打印内容与实际打印结果是一致的。 打印预览视图如图所示： 3．布局视图 显示报表的实际效果，可直接进行修改。 布局视图如图所示： 4．设计视图 用于创建和编辑报表的结构。 设计视图如下图所示： 4.1.2 报表的创建 在ACCESS 中，可以使用5种方法创建报表： 1、自动创建报表 2、利用报表向导创建报表 3、使用“空报表”创建报表 4、创建标签 5、使用报表设计视图创建报表 其中，通过前四种方式能够快速创建简单的报表。 一、使用“自动创建报表”创建报表 是系统根据内部默认的样式自动创建报表，既快速又方便。该报表能够显示表中的所有字段和记录。 例：使用“自动创建报表”创建一个能够输出学生信息的报表。 操作步骤：选中“student”表； 点击【创建】选项卡/【报表】组/【报表】按钮 二、使用报表向导创建报表 在使用报表向导创建报表时，需要选择在报表中出现的信息（包括报表标题、显示字段等）。 例：使用报表向导创建一个能输出学生的学号、姓名、性别、生日的学生信息报表。 操作步骤：使用向导创建新报表； 设置数据源及输出字段（数据源允许多表）； 确定查看数据的方式（多表时的设置）； 设置分组依据、排序依据和汇总选项； 确定报表的布局和样式； 确定报表的标题（亦即报表名称） 报表的类型： 纵栏式报表：按列显示字段中的数据，字段名称显示在数据的左侧，每个字段占一行； 表格式报表：按行和列的格式显示和打印数据，一行显示一条记录，字段的标题显示在报表顶端； 图表式报表：以图表的方式显示各种数据的报表； 标签式报表：用于建立和打印各种标签。 预览报表如下所示： 三、使用“空报表”工具创建报表 创建空报表是指创建一个空白报表，然后将选定的数据字段添加到报表中所创建的报表。 注意：数据源只能是表。 例：使用“空报表”创建一个能够输出学生信息的报表。 操作步骤：点击【创建】选项卡—【报表】组—【空报表】按钮； 【报表布局工具】【设计】—【工具】—【添加现有字段】，出现 字段列表，把字段拖放在空报表上。 四、创建标签 利用标签向导可以快捷地创建标签。 例：使用“标签向导”创建一个学生的标签，要求输出：学号和姓名。 操作步骤：使用“标签向导”创建标签； 设置数据源（数据源仅允许单表）； 按向导提示进行各项设置。 在“原型标签”列表中输入要显示的文本，并双击字段名添加标签字段 在“原型标签”列表框中可以按回车键换行 标签的打印预览效果如下所示： 4.2使用报表设计视图创建报表 有些报表是无法通过报表向导来创建的，必须使用报表设计视图来完成。 也可以先利用“报表向导”创建简单的报表，然后再通过 报表设计视图进行编辑。 4.2.1 报表的组成 报表主要由以下几部分组成： 报表页眉 页面页眉 主体 页面页脚 报表页脚 组页眉 组页脚 每一部分称为“节”，其中的主体节是必须具有的，其余各节可以根据需要随时增删（点击鼠标右键方法） （1）报表页眉：设计视图时位于报表的顶部，打印时显示在第一页的顶部，内容一般放置标签来显示图形或描述性文字，如报表的标题和使用说明等，每个报表只有一个报表页眉。 （2）页面页眉：打印时显示在每一页的顶部（即每页均打印一次），内容一般是说明每页的信息，如标题、列标题、日期或页码等。如果报表页眉和页面页眉共同存在于首页，则页面页眉的内容在报表页眉的下方。 （3）主体：是报表内容的主体区域，用于处理每一条记录（即每条记录均打印一次），其中的每个值都要被打印。通常包含控件、标签、复选框等。 （4）页面页脚：打印时显示在每一页的底部，内容一般也是说明每页的信息，如日期、页码和页数等。页面页脚通常通过一个文本框控件显示页码，文本框的Contr