秘书基础培训新人办公手册—设备篇.pptVIP

新人办公手册-设备篇 课程目标 了解电脑、电话等办公设备如何申领 了解办公设备在使用过程中的注意事项 掌握电脑、电话、传真机、打印机、复印机的使用方法 课程大纲 办公用品的申请和领用 办公用品的申请和领用 课程大纲 电话使用规范 呼出：公司内部联络直接拨打分机号；如拨打外部电话，在总部拨“9”可以打外线；拨 “9”＋“17909” ＋“区号”可打长途 呼入：外部打入公司拨公司总机号码，如拨打集团总部，直接拨 如拨打各大区，则拨大区相应的总机号，听 到提示音后转分机号； 查询：拨“0” 电话使用规范 如何转接、转出、锁定、解锁电话号码 电话使用规范 如何接打电话 — 使用电话应语言简明，声音尽量调低； — 接电话应面带微笑，语言亲切，接电话让对方等候超过一分钟要主动道歉；接电话时如果是外线，第一声应该说：您好，苏宁，如果是内线应该说：您好，**部门； — 电话铃响三声必须接听并使用敬语，同办公室人员代接时注意礼貌用语并记录、转告有关信息； — 通话完毕等待对方收线后方可挂机。 电话使用规范 注意事项 — 员工之间联系应先使用内部固定电话分机，在无人接听或情况紧急时可拨打局域网手机，最后再拨打对方手机。 — 电话的迁移需经部门负责人同意,电话发生故障时，应及时向信息部门报修，任何人不得私自修理。 　　　　　　 课程大纲 电脑使用规范 电脑的设置与使用 — 电脑都应设置开机密码、屏幕保护密码； — 电脑相关信息设置、软件安装及电脑故障都应及时与信息部联系； 病毒防范 — 安装病毒专杀软件 — 共享文件只允许设置“只读”共享，严禁长时间共享文件 信息保密 — 电脑内重要文件设置密码，人员离开时，须关闭打开的文件 — 禁止未经允许将电脑借给他人，屏保程序必须设置密码 电脑使用规范 电脑网络的使用 — 员工使用公司内部网络进行日常办公和联系，若需要使用外部网络资源的部门和人员，需根据实际情况进行申请，不私自将公司内部网络帐户、上网帐户借给他人使用； — 不利用网络资源从事与工作无关的内容，禁止浏览下载与工作无关的各类软件及网站等，并使用聊天软件进行网络聊天； 电脑使用规范 注意事项 课程大纲 传真机使用规范 如何发传真 如何收传真 传真机使用规范 如何换传真纸 — 在箭头下方，设置记录纸 — 关闭上盖并按下“开始”键 — 撕下多余的记录纸 温馨小提示 — 收、发传真后要及时与对方进行确认，以保证工作的有效开展； — 传真纸为热敏纸不易保存，若是重要文件必须及时进行复印以便保存。 课程大纲 打印机 使用原则 — 需打印的文件应调整好格式以后再打印，以免造成浪费； — 应尽量节约打印纸张和墨盒，若非重要文件可重复利用旧纸张进行打印或双面打印； — 若文件需打印相同内容，应考虑使用复印的方式； — 打印后的文件若不需要进行存档，则应及时处理，若为涉及到保密的资料，则需进行销毁； — 若打印机故障，应及时联系信息部门解决。 复印机 使用原则 — 复印机为贵重设备，使用时应轻拿轻放； — 复印完后，一定要取走你的文件，以免丢失； — 注意复印室卫生，禁止乱仍订书针、纸屑等； — 若复印机出现卡纸等机械故障，应及时找专业人员解决。 思考 回 顾 你会正确、规范地使用办公设备了吗？ 电脑使用须关闭并上盖电脑布 严禁私自增加和删除系统文件 禁止私自带个人电脑进入办公场所 禁止私自安装光驱、音像等设备 禁止私自插优盘、移动硬盘等 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 办公用品的申请和领用 电话的使用规范 电脑的使用规范 传真机的使用规范 打印机和复印机的使用 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 将要发送的文稿文字面向下，放入进纸器 拨