风度仕制衣公司文件与资料控制程序（p11页）.docVIP

 文件与资料控制程序 目的：确保品质管理系统所用的文件与资料能处理迅速、正确流通、应用及管制，以确保各 相关部门能适时获得正确有效的最新文件。 适用范围：本公司所生产的产品在原物料采购、生产、检验测试、包装储运至出货等各阶段 作业中，不论是本公司内部或客户、供应商提供的相关文件资料的制作及管理均属。 定义：无 权责： 4.1各阶层文件制作、审核、核准权责区分表（见如下）： 文件类别 制 作 审 核 核 准 质量手册 行政人事部 管理者代表 总经理 程序文件 部门主管 管理者代表 总经理 工作指导书 部门主管 部门经理 管理者代表 表单记录 部门主管 部门经理 管理者代表 4.2本公司文件类别区分 4.2.1一阶文件：质量手册 4.2.2二阶文件：程序文件（如质量手册中所订定各项程序） 4.2.3三阶文件：工作指导书（作业指导、技术文件、检验标准等） 4.2.4四阶文件：表单（日常生产报表、QC检验测试报告、保养记录、训练记录等） 4.2.5外来文件：客户制造通知单等，以及本公司引用国家标准或其他行业、地方依法备案的管理、产品技术标准及规范。 4.3本公司的各阶层文件均以影印方式发行管制。 5.作业内容： 5.1文件制订、修订、废止作业： 5.1.1文件的制订作业: 视需要由相关部门经理（或指定专人）完成拟案后由拟案部门审查后交行政人事部按本程序的4.1要求权责办理，并填写「文件分发回收记录表」进行分发管制。 5.1.2文件的修订作业： 各类品质体系文件在实际作业中，若有不符合现状、须修改或增订者，得由发现部门或拟案部门填写「文件修订/废止申请单」，提出修订原因交原拟案部门评审修改，修订内容记录于「文件修订/废止申请单」；修订后的文件进行审核、核准、颁布发行等作业程序同本程序5.1.1项要求；修订完成后的文件转行政人事部进行文件修订管制。（注：行政人事部进行文件修订管制时，只需局部修订某页的版次；如版次经6次修订后，所有页次需变更版本，发行第B版、C版…） 5.1.3文件的废止作业： 文件废止的申请、核准等作业同本程序5.1.2项要求。但文件废止后，原版本/版次不可再重复使用。 5.2文件编码原则：各类文件的制订、修订均需由行政人事部统一依文件编码原则要求管理。 5.2.1文件编码原则：  文件与资料控制程序 5.2.1.1品质手册 FDS — QM — 01 5.2.1.2程序文件 FDS — QP — □□ □□ 5.2.1.3工作指导书 □□ — □□□ — □□ □□ 5.2.1.4表单记录 FDS — F— □□— □□□□  文件与资料控制程序 文件分类代号： QM——质量手册 QP——程序文件 WI——工作指导书 F——表单 外来文件或WL——外来文件 代码 ZJB XZ CJ CW CG PG IE BC FL CP CC GD ZY 部门 总经办 行政 车间 财务 采购 品管 IE 布仓 辅料 查片 裁床 跟单 纸样 5.2.2行政人事部对各类文件的文件编号应以「文件管制总览表」列表管制，不得有重复或误用、漏号的情形。 5.3版本、版次： 5.3.1第一次制订的原版以A/0表示，A版第一次修订以A/1表示，依此类推。为避免版次修订次数太多，影响文件的真实内容，凡版次经6次修订后，须得变更版本，发行第B版、第C版…等。 5.4文件分发、回收作业： 5.4.1经核准的文件原稿，由行政人事部保管并以「文件管制总览表」列帐管理，影印适当份数，并加盖红色“受控文件”章进行分发，并请收文部门签收管制。 5.4.2修订、废止时，行政人事部依原分发部门回收所有旧版文件；回收时须注意数量及内容的完整性，并将回收结果记录于「文件分发回收记录表」上。 5.4.3修订、废止的文件经核准后，旧版失效文件应于新文件发行的同时，收回销毁。 5.4.4对外分发文件，得由相应对外部门代签收，分发时由行政人事部加盖红色“受控文件”章，以「文件分发回收记录表」分发并注明对外（说明：失效或作废的文件则不予回收，自动作废的）。 5.4.5外来文件的分发： 5.4.5.1客户提供的《生产制单》经审查核准后，由业务部建档管理，影印适