Excel办公技巧11.20.doc

Excel2000 应用案例之十一??2001-3-20??Excel Home ? ? 当需要对明细数据做全面分析时，数据透视表是最佳工具。它有机地结合了分类汇总和合并计算的优点，可以方便地调整分类汇总的依据，灵活地以多种不同的方式来展示数据的特征。Excel 2000还新增了数据透视图报告功能，使得将数据透视表的分析结果用图表方式提交更为方便。 ? ? 3.3.1? 数据准备 ? ? 为了分析方便，首先将1月～12月的数据复制到一个新工作表“全年数据”中。为此，可利用Offfic 2000提供的新功能：多重剪贴板。多重剪贴板可以同时存放12份复制的内容，根据用户的需要将其中的任意一项或是全部粘贴到指定的位置。具体操作步骤如下： ? ? 选定“1月”工作表，选中整个数据清单。右击任意单元格，在弹出的快捷菜单中，单击复制命令。也可单击复制工具按钮，或是按[Ctrl]+[C]复合键。将1月份的数据复制到剪贴板中。 ? ? 按照类似的方法，将“2月”、“3月”、……“12月”工作表的数据复制到剪贴板中。在进行第2次复制操作时，将弹出剪贴板对话框。多重剪贴板最多可存放12份不同的内容。当复制完12个月的数据后，剪贴板对话框如图3－16所示。 ? ? ? ? 图3－16 ? ? 创建一个新的工作表“全年数据”，并选定A1单元格为当前单元格。单击剪贴板对话框中的全部粘贴按钮，复制的12个月的数据依次粘贴到新工作表中。如果次序不对，可将该工作表按日期项排序。 ? ? 3.3.2? 创建数据透视表 ? ? 创建数据透视表的操作是比较复杂的，但是Excel 2000为此提供了数据透视表和数据透视图向导。在该向导的指导下可以轻松地创建数据透视表。其操作步骤如下： ? ? 选定数据清单中的任意单元格，单击数据菜单中的数据透视表和图表报告命令。 ? ? 这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之1对话框，如图3－17所示。 ? ? ? ? 图3－17 ? ? 该步骤主要确定数据源类型和报表类型。这里指定默认选项，即数据源类型为Excel数据清单，报表类型为数据透视表。单击下一步。 ? ? 这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之2对话框，如图3－18所示。 ? ? ? ? 图3－18 ? ? 该步骤选定数据源区域。由于数据清单都是位于某个连续的单元格区域，所以，一般情况下Excel会自动识别数据源所在的单元格区域，并填入到选定区域框中。单击下一步。 ? ? 这时将弹出数据透视表和数据透视图向导--3步骤之3对话框，如图3－19所示。 ? ? ? ? 图3－19 ? ? 该步骤指定数据透视表显示的位置。这里选定新建工作表，单击完成。 ? ? 这时，Excel 2000自动创建一新的工作表，在该工作表中显示创建的数据透视表的雏形，同时自动显示数据透视表工具栏。如图3－20所示。 ? ? ? ? 图3－20 ? ? 这时应根据分析要求，设置数据透视表的版式。该步骤也是创建数据透视表的最关键的一步。假设要分析各销售员不同时期的销售业绩，可以日期作为行字段，销售员作为列字段，而将金额作为数据项。从数据透视表工具栏中，将相应的字段拖放到行字段、列字段和数据项位置。 ? ? 这时创建的数据透视图如图3－21所示。其中最右一列有每天的销售合计，最下一行有每个销售员的销售合计。 ? ? ? ? 图3－21 Excel2000 应用案例之十二??2001-3-20??Excel Home ? ? 数据透视表的突出优点是可以利用它对数据进行透视分析，可以根据不同的分析要求，对数据透视表进行各种操作。例如进行不同级别的概括汇总，添加或删除分析指标，显示或隐藏细节数据，改变数据透视表的版式等。 ? ? 1.? 调整分析步长? ? 对于日期型字段可以根据需要调整分析的步长，可以指定其按月、季度或年重新进行分组。例如，对于图3－21所示的数据透视表，为了更清楚地比较企业的月度销售数据，指定其按月进行分类汇总。其具体操作步骤是： ? ? 右击日期字段中的任一日期数据单元格，在弹出的快捷菜单中指向组及分级显示命令，单击其中的分组子命令。 ? ? 这时将出现分组对话框，如图3－22所示。 ? ? ? ? 图3－22 ? ? 在依据列表框中指定月，单击确定。 ? ? 按月分类汇总的数据透视表如图3－23所示。 ? ? ? ? 图3－23 ? ? 如果需要分析更宏观的情况，可以在分组对话框中的依据列表框中，清除月选项，选定季度选项。如果希望同时查看月度和季度的数据，也可以同时选定月和季度选项。图3－24是按季度分类汇总的数据透视表。 ? ?