行政人员培训剖析.ppt

心态决定一切 结 论 第二部分 工作技能篇 一、日常事务处理 二、公共关系管理 三、日程安排 四、会务组织与管理 五、文档规范管理 六、环境管理 七、公文写作 ◆ 什么是公文？ ◆ 公文写作的方法 写作原则 用词特点 ◆主要公文写作要求及技巧 公文基础知识及写作技巧 企业公文写作 步行礼仪 并行 两人走路时，内侧高于 外侧； 多人走路时， 中间 高于 两边 ； 单行 前排 高于后排，把前进方向让给客人 不明方向的要带路 引导客人 接待礼仪 -陪同引导的标准位置是 在客人 左前方1米处。 人分上下尊卑，就有轻重远近，讲究多不可乱用 情景模拟： 赵先生在电梯口遇到了您，请问您该如何引导客户进出电梯？如果是楼梯呢？ 行为举止 小轿车：主人开车时的座位次序 主人 1 3 2 乘坐交通工具位次礼仪 位次礼仪 小轿车：有专职司机时的座位次序 司机 3 1 2 乘坐交通工具位次礼仪 位次礼仪 越野车：副驾驶上座，视野和舒适性最佳，车的地盘高安全，后排颠簸 司机 专职、主人 1 4 2 位次礼仪 3 乘火车时的座位次序 走 廊 4 2 3 1 位次礼仪 第二部分 工作技能篇 一、日常事务处理 二、日程安排 三、会务组织与管理 四、环境管理 五、公文写作、 电话 传真 文件管理 日常事务处理 接打电话三要素 声音 态度 言词 接打电话 规范拨打电话的流程： 确认对方 自报家门 先说大概内容（对方感兴趣） 大约需要占用对方多长时间 记录（详细记录） 叙述、谢谢、再见 办公室礼仪 接电话的流程： 规范接听重要电话的流程 报出公司名称、姓名、职务 询问对方公司名称、姓名、职务 详细记录通话内容 复述通话内容，以便得到确认 整理记录，提出拟办意见 呈送上司批阅 直接转上司接听 根据具体情况判断是否直接转上司接听 办公室礼仪 1、时间 2、对方名称 3、对方姓名 4、对方职务 5、通话内容 6、记录人 7、备注 详细记录通话内容 电话礼礼仪 第二部分 工作技能篇 一、日常事务处理 二、日程安排 三、会务组织与管理 四、文档规范管理 五、环境管理 六、公文写作 总体日程安排 出差日程安排 大型活动 突发来访接待 日程安排 日程安排 总体日程安排 日常工作 突发工作 根据月度计划完成 项目 责任人 工作进度 内容 完成 状况 未完成 原因 上周 遗留 事项 本周 主要 事项 周一 周二 周三 周四 周五 工作日记 事务 时间 内容 备注 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 固定日程管理（如会议、出差、接待、大型活动等） 突发性日程 （临时性、突发性事件） 1、总体原则 2、经验与技巧 领导出差你要做些什么准备？ 出差前？ 出差中？ 出差后？ 领导出差日程安排 出差前 ?确定出差目的地和日期； ?确认上司出差陪同人 ?与出差地人员沟通，确定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、路程时间、接待人等信息）。 ?确定行程，预定机票（选择航空公司、机型及班次）、酒店（上司习惯的酒店、酒店电话、传真） 接/送机人员（明确接送机人的联系方式）； ?完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。 ?根据上司的习惯，准备出差用物品。 ?拟写授权书并于上司出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件。 出差中： ?在第一时间掌握上司到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。 ?根据上司日程安排，随时通报公司及业务进展情况； ?配合上司授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。 ?根据情况及时与相关人员及上司沟通，及时调整日程安排； 出差后： ?及时向上司汇报出差期间公司内部事务及业务进展； ?出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档； ?向上司认为有必要的合作方致感谢函。 ?各种差旅费用报销； ?跟进业务后续事宜； 列出标准和流程 名片 若干 日程表 证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等） 笔记本电脑和ppt（保存在桌面）、ppt备份软盘 2张 往返机票（将保险费保留在秘书手中） 书面讲话稿及素材 2份 活动或会议等背景材料 出访地联系