任务自动工作主动[OFFICE].docVIP

任务自动工作主动 STEP 01创建任务 在Outlook中，选择菜单上的“文件→新建→任务”新建一个任务，并填写任务内容 STEP 02分配任务 选择菜单上“动作-分配任务”将任务分配给适当的人，并单击“发送”按钮将任务发送给相应的人 STEP 03接受任务 任务执行人可以选择接受或者拒绝该任务，如果接受则任务就启动了，Outlook会自动发送邮件到制定者那里，告诉他任务已经被接受 STEP 04被接受的任务 接受任务之后，你就可以随时打开Outlook中的任务来查看和跟踪该任务的完成情况了。 让公文川流不息 文档自动有序地流转 STEP 01 打开要流转的文档，选择“文件→发送→传送收送人”菜单 STEP 02 Office会询问是否允许访问Outlook地址薄。通过验证扣，可以在“传送名单”对话框中点击“地址”按钮选择收件人名单。然后选中“结束后返回”选项，确保文档流转完毕后返回到发件人信箱。 STEP 03 收件人收到邮件后，打开邮件所事业附件，即可查看文档内容并做批注。 STEP 04 如果确定已经审阅完成，选择“文件→发送→下一传送收件人”菜单，将文档传递给传送列表中的下一个收件人。如果最后一个人收件人进行此操作，则会把文档返回到最初的发件人那里。 STEP 05 最后，最初的发件人就可以看到所有传阅者对文档做的批注了，是不是很方便呢？ 如果不喜欢传阅过程中收件人看到其他收件人对文档做的批注，只要在“传送名单”对话框中选择“同时传送给所有收件人”选项。 自动化保管文件的不同版本 STEP 01 文稿工作千一段落，进一步编辑之前，可以手动启用版本功能，保存一个版本。 STEP 02 查看，打印以前的版本时，Word窗口自动分成两个。上面是最新版本，下面是选定的旧版本，可以通过标题栏上的文字分辨。 STEP 03 如果您感觉手工保存文件的版本比较麻烦还可以用自动保存文件版本功能。只要打开“版本”对话框之后选中“关闭时自动保存版本”复选框即可。这样Word在每次关闭文档时都会自动保存一个版本。在“版本”对话框中里面，我们可以选择、打开旧版本的文档。但如果要修改旧版本文档，就必须将它打开，并另存为一个文件。在这里还可以查看各版本的信息，适当地删除一些不需要的旧版本。 其他工具也能帮上忙 有时候，工作是按日，周为周期进行的。这种情况下，自动保存版本的功能会保存太多的版本，做出一个斗大的文件，并不适用。 STEP 01 这种情况下，需要的是定时保存一次版本。Word没有提供这样的功能，但是我们还是可以用第在玟提供的解决方案。 STEP 02 Genie　Backup Manager Professional,本身是一个备份工具，只要在备份任务中设置为保留旧版本，就可以满足我们每天保存文件旧版本的需要。而且可以精确选择保留多少天以前的旧版本，或者保留多少个旧版本。 邮件的分发和管理 STEP 01 只要我们在Ｏutlook 2003菜单中点击“工具→电子邮件账户”，然后根据提示，选择“查看或更改现有电子邮件账户”。 STEP 02 选择我们要与其他人共享的邮箱，然后单击“更改”。在弹出的窗口中选择“其他设置”，然后选择“高级”，这里就可以看见“在服务器上保留邮件的副本”这个选项了。选中它就可以了。 在Foxmail中同样可以对邮件账号进行设置。单击“账号→属性”，然后在“接收邮件”这一项中找到“在邮件服务器上保留备份”打上勾就可以了。 如此设置之后，当你收取邮件时，邮件软件就会自动将你已经收到自己电脑里面的邮件与服务器上的对比，收取没有看过的邮件，并不删除服务器上的邮件副本。大家各收各的，共享邮件互不干扰，真正实现共享客户咨询、反馈邮件，共同进行客户跟踪工作的目标。 简单需求下的邮件处理 不少信箱都具有转发邮件的功能，收到一封新邮件的时候，可以自动复制一份，转发到你指定的信箱去，这就相当于客户给你和你的同事各发一封邮件。用这种方法在少数几个人之间共享邮件也不错。因为信箱允许自动转发的邮件地址的数量通常都很有限。 不管怎么说，使用邮件软件始终可能无意中删除邮件。而直接通过浏览网页的Wed方式使用信箱，则不存在个问题。而且可以避免同一部门不同成员因为沟通不及时，而造成一些重复工作（例如多次回复同一封客户咨询邮件）。尤其适合网速比较理想，邮件处理工作相对简单的需要。 最好的情况莫过于大家都是用的Ourlook。这样就只要把个人文件夹那个数据文件共享出来，就可以大家轮班处理其中的邮件了。方法其实很简单，就是在控制面板的“邮件”里面，查到存储个人文件夹中邮件的数据文件所在位置。然后把这个.PST文件复制到共享文件夹。最后大家都把各自电脑上的旧数据文件删除，设置Outlook个人文件夹的属性，指定其数据文件为共享的这具数据文件即可。