广东广凌-项目及采购管理信息系统方案建议书.docVIP

项目及采购管理信息系统 方 案 建 议 书 广东广凌计算机科技股份有限公司 2015年06月目录 第1章 关于本方案 3 第2章 概述 4 2.1 项目背景 4 2.2 项目目标与内容 5 第3章 需求分析 10 3.1 功能性需求分析 10 第4章 系统总体设计 13 4.1 设计原则 13 4.2 设计思路 15 4.3 系统设计特点 15 4.4 硬件平台 16 4.5 软件平台 17 第5章 项目实施方案 21 5.1 项目组织 21 5.2 项目实施步骤 23 5.3 项目管理与质量控制 24 5.4 售后服务 31 5.5 培训服务 32 关于本方案 本方案是广东广凌计算机科技股份有限公司对项目及采购信息管理系统项目提出的解决方案。 公司：广东广凌计算机科技股份有限公司 地址：广州市天河区五山路248号金山大厦南塔11楼 邮编：510640 电话：020联系人：蓝海珍 销售经理 概述 项目背景 随着高等教育事业的发展，国家、社会对高等教育投入不断加大，各高校投入采购工程、货物、服务的经费日益增长，相应的采购任务急骤增加。纵观目前高校现行的物资采购方式，大多属于传统手工操作，不仅采购周期长，而且成本也高，因而使得经费投入难以做到效益最大化。许多高校逐渐感受到原有的采购管理手段难以适应现有的采购工作。高校必须设计和开发适应高校采购的采购信息管理系统，加强高校采购信息管理工作替代传统手工方式，进而缩短周期优化流程降低成本实现效益最大化提高采购工作高效性和采购活动透明度政府和学校相继出台高校采购行为的法规和制度，进一步规范了高校采购行为，加强了对高校采购活动的监管，强化了高校采购流程的控制，对高校采购活动相关的数据、文档等信息管理工作提出了更高的要求。 系统管理 公告管理 组织结构管理 用户管理 角色权限管理 流程自定义设置 币种管理 数据字典与基础数据管理 预算管理 预算申请 预算审批 专家论证 领导审批 预算进度查询及统计 项目管理 项目申请 项目审批 专家认证 项目资料审核 领导审批 项目进度查询与统计 经费管理 经费账号管理 经费转入转出 经费账号总览 采购计划 采购安排 品目确定 进口呈批 采购打包 采购结果审批 采购进度查询与统计 招标管理 招标申请 招标信息审批 招标进度登记 招标结果审批 招标进度查询与统计 合同管理 合同登记 合同审批 合同变更 保证金到期提醒 合同进度查询与统计 验收管理 验收申请 验收审批 验收结果登记 验收结果审批 验收进度查询与统计 付款管理 付款申请 付款审批 付款进度查询与统计 档案管理 档案查询 档案统计 报表中心 预算进度报表 物资采购报表 项目进度报表 招投标列表 合同报表 验收结果报表 付款记录报表 图 1 采购流程图 需求分析 功能性需求分析 3.1.1 预算管理 预算申报：各院系，各部门提出下一年的项目及预算申请，院系领导审批之后交给设备处。 预算审核：设备处根据实际情况进行初审。 财务审核：财务处根据实际情况进行审核。 学校审批：根据项目的大小，校领导或组织办公会议进行审核批准。 季度计划：按照年度计划，做季度计划汇总，主要是方便每季度末上报计划给财厅。季度计划主要是以年度计划进行勾选，添加，但不超过预算。 3.1.2 立项管理 立项申请：分项目立项和经费预算申请。用户提出立项申请（其中，项目类型分：办公，教学，科研），由院系领导审批之后交设备处。 项目初审：设备处根据实际情况进行初审。 项目论证（软件外执行）：设备处组织专家论证，产生论证结果。 项目修改：由用户根据论证结果，修改立项内容（含设备采购清单），提交。 申报资料审核：设备处对修改后的项目内容及申报的资料进行审核，登记审核结果。 立项批准：打印材料，交校级领导审批后，正式确定立项。 3.1.3 采购计划 采购申请：用户根据已批准的项目，提交具体采购申请清单及项目需求书，经过院系领导和设备处审批。 采购审计审核：审计处对具体采购清单及预算进行审核。 形成采购清单：所有通过审批后的采购清单汇总到设备处。 采购计划清单：设备处专人选择即将采购的设备清单，作为采购计划清单。 3.1.4 采购执行 采购人员、方式指定: 招标办根据采购计划清单，分配采购员，采购员对采购清单进行汇总打包后，选择采购方式（协议，招标等） 招标文件审计：审计处对采用招标形式的采购方式的相关招标条款进行审核（结算、付款、合同变更、售后服务、违约责任等） 采购状态管理：对每一个采购阶段进行状态显示。 采购结果登记：登记每个采购包对应的所有供应商以及报价等信息。