文件格式管理规范办法【标准】2.009.docVIP

铸邦集团公司 集团办管理办法 文件格式管理规范 编 号：ZBG-BF-009 版 次：2014-1 管理体系文件 生效日期：2014-2-1 页 码：共10页 1.目的：为规范集团公司内部各类文件的格式，提高办文质量，便于立卷、归档和检索，现对集团公司所通行的各类文件的排版格式进行统一标准。 2.范围：本规定适用于集团各部门，子公司遵照执行，实际使用过程中需要变化的可另行制定规范。 3.集团办为文件格式管理的归口管理部门，并负责其他部门文件格式的指导工作。 4.本管理办法中的文件格式包括公文格式和一般文本文件格式 5.公文格式 按照集团行文需要划分为标准公文格式和简化公文格式两种。 5.1标准公文格式（附件１） 标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字体除特别标明外中文均采用四号仿宋体，西方采用Times New Roman，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距一般以四号仿宋体１.5倍行距为准。 5.1.1公文眉首是指公文首页红色横线及以上部分，包括发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页的1/4到1/3。 5.1.1.1发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成。发文单位标识一般用初号宋体加粗居中排列，以醒目美观为原则酌定。多个单位联合行文的，主办单位排列在前。 5.1.1.2发文字号主要分为集团发文字号、职能部门发文字号两类。发文字号包括集团（职能部门）代字、年份、序号，应置于发文单位标识之下、红色横线之上，并居中排列。联合行文的，一般只需标注主办单位发文字号。 5.1.1.2.1集团发文字号由集团代字+[发文年份]+发文顺序号组成，如“铸邦发[2014]1号”。 5.1.1.2.2职能部门发文字号由集团代字+职能部门代字+[发文年份]+发文顺序号组成，如“铸邦财发[2014]1号”。 5.1.1.3发文字号与公文标题之间用红色实线（粗细为３磅）相隔。 5.1.2公文主体是指对红色横线以下至关键词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件目录、发文单位、签发人、成文日期、印章等组成。 5.1.2.1．公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构一般包括发文单位、事由和文种三部分。 5.1.2.1.1公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号； 5.1.2.1.2公文标题应位于红色横线下方空1行处用小二号宋体书写，并居中排列。 5.1.2.2主送单位是指公文的主要受理对象，提供公文原件。 5.1.2.2.1主送单位应使用全称或者规范化简称、统称。 5.1.2.2.2主送单位应在标题下空1行处，左侧顶格书写；主送单位名称后标全角冒号。 5.1.2.3公文正文在主送单位名称下１行处，每自然段左空２格，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。 5.1.2.3.1正文中的结构层次序数应准确把握和使用，即：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ 1”，第四层为“（1）”。在正文层次不多的情况下，第一级用“一、”，第二级可用“ 1”，但不能用“（1）”。 5.1.3.4关键词与抄送部门及印发栏之间用平行细实线（粗细为0.75磅）相隔。 5.2简化公文格式（附件2） 简化公文格式一般保留标准公文格式中的公文主体部分，省略标准公文格式中的眉首（保留发文字号，并将发文字号移至正文标题正下方）、版记（保留抄送单位，不加下划线）两部分。 5.3对外正式行文中一般采用标准公文格式，并可省略版记。 5.4集团内部行文中，公文格式按照以下规定执行： 5.4.1命令（令）、决议、决定、通报的行文格式采用标准公文格式（附件1）； 5.4.2报告、请示、批复、意见、函的行文格式可采用简化公文格式（附件2）； 5.4.3通知的行文格式按照以下要求执行： 5.4.3.1以集团名义下发（加盖集团印章）的通知，采用标准公文格式（附件1）； 5.4.3.2以职能部门名义（加盖职能部门印章）在本部门下发的通知，采用简化公文格式（附件2）。 5.5会议纪要的行文格式按照以下要求执行： 5.5.1以集团名义下发（加盖集团印章）的会议纪要，采用标准公文格式（附件1）； 5.5.2以职能部门名义（加盖职能部门印章）在本系统下发的会议纪要，采用简化公文格式（附件3）。 6.一般文本文件格式 6.1一般文本文件是指管理制度、合同等 6.2发布的管理制度标头（附件四） 6.2.1表格：以五号字体绘制“3列”“4行”的表格，左边表格线12 mm处，右边表格线32 mm处，左边表格去掉二条线仅保留一条中线，中间表格线全部去掉。 6.2.2字体：左侧表格上为三号宋体加粗的发布单位简称，下为四号宋体加粗的文件体系名称，中间表格为三号宋体加粗的管理文件标题，