采购管理办法剖析.docx

杂项采购管理办法主控：编号：批准：实施日期：年月日替换文件：目的为规范采购流程，建立健全采购管理制度，降低采购成本，提高采购质量和效率，使采购工作正常化，流程化，规范化，特制定此制度。适用范围本办法适用于公司项目工程部非生产类原材料的各种杂采购及非招投标的委外工程项目。定义序号名称定义1供应商能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。2合格供应商经过公司一定程序评审确定可以与公司长期合作的供应商。3采购需求1.各部门根据自身业务需求提出的货物、工程或服务的需求；2.采购需求能够合理、客观反映需求物料的主要特征以及要求供应商响应的条件，符合适用原则、能够切合市场实际。4采购申请单是指将采购需求部门按要求填写并提交的单据，此单据须按照公司签批流程签批完整方可生效；5杂项采购物料非生产类材料、后勤保障物料及工程建筑材料等职责序号部门职责1需求部门负责所需物料的申购、入库前验收会签、领用；负责主导所需物料的验收标准或可行性分析报告的制定(需要时由项目工程部引入第三方协助制定)。2项目工程部引入第三方协助需求部门制定验收标准或可行性分析报告。协助需求部门确认水电等工程所需的材料清单(规格／型号／数量等)；负责采购的实施和进度追踪，并根据实际情况回复需求单位物料交期。3行政部负责公共类物资的申购、领用和验收工作；负责物料收货、入库并通知需求部门验收、领料，办理出库，并在两个工作日内将相关单据提交给项目工程部。负责主导公共类物料的验收标准或可行性分析报告的制定(需要时由项目工程部引入第三方协助制定)。4资讯部负责电子／网络／监控／ＩＴ等设备及工程的采购申请；电子资讯类固定资产由IT负责人确认资产型号、参数、库存等并进行资产评估。对涉及电子／网络／监控／ＩＴ等设备及工程等提供技术标准、技术评估及参与性能／技术验收。5设备部参与设备类采购及工程商家评估，及验收标准或可行性分析报告的制定对设备类及工程等提供技术标准、技术评估及参与性能／技术验收。6财务部负责参与验收，付款作业流程5.1 需求管理5.1.1书面申购：由需求部门或使用部门提出需求，填写【申购单】或【联络单】(工程需求以联络单形式提出需求)，申购单应包括以下要素：申购部门及申请人；申购物品名称；申购物品单位及数量；申购物品规格型号、材质等；申购物品用途或原因；申购物品需求时间；申购物品是否安装；特殊要求必须备注清楚；附申购物品样品或电子档、图纸、技术资料等；提供需求的物品、工程的验收标准或可行性分析报告（预算费在2000元以上需提供验收标准，预算费用在50000元以上需提供可行性分析报告），验收标准须需求部门、专业部门（如资讯部、设备部等）签字确认后转交项目工程部；手工填写的【申购单】需会签至行政仓分管的主管(含)以上管理人员，以便核实申购物资是否有库存，并依公司审批权限完成审批；ERP系统申购的物料：ERP申购、入库权限仅限于行政部固定资产专员或行政部仓库管理员。各单位如有需ERP下单申购的资产，凭有效签核的【申购单】交由行政部固定资产专员或行政部仓库管理员统一下单申购(系统单据需一个工作日内完成，超过2个工作日未完成的行政部固定资产管理专员或行政部仓库管理员记警告一次，超过7个工作日未完成给予记小过一次。5.1.2需求确认申购部门将审批完成的【申购单】转到项目工程部，未按要求提供的【申购单】，采购人员有权退单，直至需求明确；申购部门若对申购物品标准、可行性分析报告提供有困难，项目工程部可提供资源或引入第三方协助完成，验收标准/可行性分析报告必须由双方部门领导签字确认；采购接单人员接单时应先审核【申购单】，对于未按规定填写、签批申购单，采购人员有权退单，退单时采购人员必须详细告知退单原因；采购人员遵循以下接单原则：无计划不采购，填写要素不齐全或不按规定填写【申购单】不采购，签批不完整不采购，需求不明确不采购；签核后的【申购单】不允许私自更改，任何私自更改的【申购单】视为作废单据不予采购，由此产生的相关责任由需求部门承担；采购人员对于不符合规定或撤销申购的物料应在一天内通知需求部门；需求明确后采购人员，常规的杂项或有固定合同的物资采购一个工作日内回复交期；需重新找供应商比价议价的物资采购，采购人员在接单后应在三个工作日内回复预估的采购周期；周期较长的物资采购，采购人员应每2个工作日告知需求部门采购进度；5.2合格供应商选择标准具有良好的信用和优质的售前、售后服务能力和服务意识；具有自己的注册公司，拥有营业执照、税务登记证、开户行账号资料等相关正规证件，并能开据增值税发票/建安发票；具有健全的商务管理流程和制度；具有良好的财务状况，至少可以给予我司七天以上或者月结的帐期；具有符合公司要求（知名品牌）的产品，拥有良好的供货渠道（如：本身是品牌代理商，区域总代理），以提供合理的价格和优