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应收帐款的管理控制方法 陈宗贤 ARCTL.004 现在我们先谈应收帐款与信用的管理办法。 所谓的应收帐款应先从源头来看，从信用管理来看；信用管理的产生，应 先认识交易方式。以交易的活动来看，交易方式有3种： 1.物 物 2.现金 物 3.信用 物 以下分别说明之。 1.物 物 此类交易方式，在现阶段的社会仍是存在，例如：笔者所主持的企业单位，从事三角贸易、多角贸易，就是这种交易方式。因为在第三世界国家有外汇管制，所以要用卖给它东西的所得来进口它的东西，则外汇才得以抵充，没有风险。 2.现金 物 此类交易方式，销售量大但金额不大。 3.信用 物 要注重与注意信用交易，因大过交易总量的80%为信用交易。何谓信用交易？我们做如下的说明： 我们接受客户跟我们买东西，产生应收款，客户并没立刻付钱。 客户付钱，但收到应收票据，应收票据不代表一定会兑现，仍算是是信 用交易。 收到客户的远期票据，我们还存在风险，如何做到信用交易的安全措施？一定要注意做到销售安全。从事业务的人员，要关心销售安全，被倒一笔帐，就好比损失十笔生意，而且还要花许多精神追索。所以一定要做信用调查、征信调查的工作，要为每个客户建立客户数据卡。如果你是经销商或制造商，客户数据卡都是一定要做的；除非你是做直销，才可以不做，因你的客户较不会固定或长期购买。但其实还是最好做，因为如此就可以将服务工作做得更好，然后于获得口碑后，能达到客户介绍客户的境界，这就是最佳的销售方式。客户数据卡的建议格式如下表所示，而相关填写方式，以下将逐项说明之： 客 户 基 本 资 料 名称、负责人、联络人、电话、传真、Email Account、资本额、属性、员工人数、设备 营 运 资 料 月SR、季SR、年SR、项目、比例 信 用 资 料 银行账户 同行评价 同业评价 客户资料卡分3个section：客户基本数据、营运数据、以及信用数据。 现将客户基本数据各字段，说明如下： (1)名称：指客户的名称。 (2)负责人：指客户的负责人。 (3)联络人：指客户的联络人，通常是采购或使用单位，亦常以Key Person 称之。 (4)电话：指客户的联络电话。 (5)传真：指客户的联络传真。 (6)Email Account：指客户的联络Email Account。 (7)资本额：指客户的资本额。 (8)属性：指客户的经营属性，是属代理商？或制造业？或经销商？或地区经销商？零售商？…。 (9)员工人数：指客户的雇用员工人数。 (10)设备：指客户的设备有哪些？ 上述这些都叫基本数据，是指不太会变的部分。 现将营运数据各字段，说明如下： 月SR：指月营收。 季SR：指季营收。 年SR：指年营收。 项目：指客户的营业项目。 比例：指我们公司产品在客户那里的占比多少？如果我们做经销或制造 的业务，依此数值推算，可得到客户它正常向我们进货的量与金额，如果未做此整理分析，也许它会做过多的进货，而我们并无警觉。防止其异常交易，有此参考值，则会立刻知道，不会造成迷失；不至于当其大量进货，只会很高兴而不知道有风险。安全销售比冲业绩还重要。 在说明信用资料之前，先给各位一个建议。大家也许应未忘掉，老板曾一再叮咛，与新客户第一次交易，一定要收现金。笔者反而对笔者的业务人员要求，第一次交易不要给现金，否则第二次给我们跳票或不给钱，就不构成诈欺。如果第一次交易给我们跳票，就可以直接告诈欺。若存心倒帐，通常第一次交易金额较小，不会倒，当第二次、第三次…胃口愈来愈大时，才会开始倒。 因为若收票回来，票子上就有往来银行及账户，就可以向银行做征信调查，此为重要的方法技巧，所以第一次交易就可以收票据。 现将信用数据各字段，说明如下： 银行账户： 指所收客户票据的银行账户。 同行评价： 笔者常训练业务团队，到客户那里时，若同时看到其它厂商，可在门口等他出来，然后向他探听：客户与他们来往的信用情况？先自我介绍，然后以新近来往，想了解状况做开头。可以问他下述问题：「你们与他们已交易多久？你觉得他们的信用怎样？」当他回答：「我与他们交易五年，每次收钱都很困难。现在这笔钱，也是收了好多次才收到。」如此我们就能心中有谱了… (3)同业评价 指可从客户的同业去调查它的虚实。 由上述3点来建立信用额度，尤其是当我们是经销商与制造商，可以在这个额度内放心与它交易，超过则要小心。现定义信用额度的公式，如下： 信用额度 = 未收款 + 未兑现票据 = 应收帐款 + 应收票据 上述公式的意思，指：信用额度是未收款与未兑现票据两种风险加起来，我们相信评估后，在此额度内是安全的。未兑现票