公文文体与用语讲解.ppt

（4）空间顺序 从一个空间到另一个空间展开。 以一个工厂检查噪音情况为例，按照管理区、生产区、包装区、存储区、装运区等不同空间叙述。 （5）比较/对比 许多报告都用这一方法。比较/对比也可以是整个报告写作的目的。可行性报告通常用这种写法。 本专题结束 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 2. 恰当使用修饰、限制词语，表意准确 （1）对事物性质、范围限制的词语 例4 我们要减少不必要的浪费。 （2）量词对事物的限制修饰（概称、特指） 【案例】全校职工差不多都为受灾群众捐了款。 【案例】有些贪污贿赂的大案要案，必须严厉【案例】查处。 【案例】现在的年轻人，生活讲享受，工作怕吃苦。 【案例】凡公司内设机构一律不得对外行文。 3.句子成分搭配恰当,词序合理,结构完整 搭配要遵守(1)语法规则(2)事理逻辑 (3)搭配习惯 【案例】该县的粮食总产量连续3年以每年递增15%的速度大踏步地向前发展。 【案例】他们虚心征求用户对产品质量的要求。 【案例】如果不尽快加强职业教育，势必拖延培养人才的时间与质量 【案例】那时该小区没有建立健全安全保卫制度，结果给惯偷、流氓和坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可乘之机。（种概念与属概念并列） 【案例】各级领导干部和共产党员都奋战在抗洪抢险第一线。（具有交叉关系的词并列使用） 【案例】我们应注意提拔、发现、培养青年干部。”（并列关系的概念的排列应合乎逻辑次序，改为：“发现、培养、提拔”） 【案例】武警官兵那种奋不顾身、舍己救人，受到当地领导和群众的赞扬。（缺少主语中心词“的英雄行为”） 【案例】目前我市正在开展整顿交通秩序，（遗漏宾语“的活动”） 【案例】如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的售货员提出警告，并记录在案，作为奖金发放的依据（语意多歧，应为“作为少发或不发奖金的依据”） （二）清 楚 强调直接、简单的写作。 1. Kiss 原则 即“Keep It Shot and Simple”——即写作时要求“短和简单”,沟通最重要的原则。要作到这一点，应该 使用日常语汇和熟悉易懂的词。 尽量使用简短句子和最直接的表达方式。 段落不要太长。一段只说明一个意思。如果说不清楚，就分成几段，用过渡词或短语连接起来。 视觉辅助。 图片、图表可简化复杂信息 。 2.少用术语和行话 术语可使专业人士更简单地理解复杂信息，可对于外部人士无意义。只有在确信读者能理解它们时才能用这些词(尤其是公布性文件)。 行话是一种高度专业化的语言，只限于某一特定行业，某些行话甚至只在某公司或办公室中通用。注意哪些是本公司所特有的，在本公司范围以外使用，可能会使交流发生障碍。 给高度专业化的词汇编个词汇表 应避免无意使用不加解释的行话,把你和所有非本岗位的人员隔绝起来。 对首次出现的技术术语加以定义 对于第一次应用于报告、信函和其他文件中的技术词语加以定义是一种好习惯。 在行文中插入定义能不干扰读者的思绪或占用太多的空间，这种习惯能使读者清楚理解整篇报告。 尽量避免使用过多的技术术语 在为本岗位以外的人编写文件或写一个将广为分发的信函、通知时，避免使用专业术语或技术性表达。 这样的术语是为了方便在该领域工作的人员的交流，别指望非专业人员能理解它们。 3. 在注意分寸前提下适当使用口语 公务写作既要听起来专业化，但也不要做作和过于正式。 尤其商务写作和内部文件、事务性文件、面向社会的公文要避免使用术语或生僻书面语，要热情、友好、口语化，当然也不要写成闲聊式的文字。 4. 总体格调显得质朴 选用质朴易读、通俗易懂的词语和单纯的句子。 一般不用描写和抒情的表达方式；主要采用顺叙、直接说明、议论直陈观点。 切忌滥用修辞方式 ，以消极修辞为主，一般不用夸张、拟人等艺术性强烈的修辞方式。 使用单一、稳定的结构方式。 (三）简洁 “凡笔老则简”。用最少的语言表达想法，但不要牺牲其他写作原则。 注重公文文体表达方法的特殊性。 删繁就简，禁绝空话、套话。 恰当运用公文专用词语和文言词语。 选用结构简单的句式和结构稳定的概括性词语。 运用缩略语、引用等修辞方式，运用数字图表。 取消 大胆割爱，取消一切与主旨无关的材料。 一文一事 。 坚持直接表意的语体风格，忌用曲笔、渲染、夸张、场景描写及虚构事实；忌用反语、拟人、夸张、双关、象征等修辞格（常用对比、排比、换算等修辞格）。 惜墨如金，舍却一切浮辞、套话、废话、重复话、假话、空话、模棱两可语义含混的鬼话; 避免长段的介绍、不必要的解释、多余的形容词或介词。 简洁醒目，避免写读者