会计电算化-账务处理系统讲述.ppt

第三章 账务处理系统 通过本章的学习，使学生理解会计软件中总账系统的基本功能，熟练掌握总账系统的初始化、日常会计处理、出纳管理、账簿管理及期末处理的各项操作。 基本内容框架 第一节 账务处理系统概述 一、账务处理系统概述 账务处理系统是整个会计核算软件的核心，它以会计凭证为原始数据，通过凭证的输入和处理，完成记账、算账、对账、转账、结账、账簿查询及数据管理等功能。 （一）总账系统功能概述 用友 V8.50总账系统适用于各类企事业单位进行凭证管理、账簿处理、个人往来款管理、部门管理、项目核算、出纳管理和期末处理等账务处理。 （二）总账系统与其他系统的主要关系 [总账管理]系统是U8系列产品的核心产品，可单独使用，也可与U8系列其他产品模块同时使用，如下图所示： 总账系统接收应收、应付系统、存货核算、固定资产、工资管理系统、成本核算系统生成的凭证；向报表、决策支持系统、财务分析系统提供财务数据生成财务报表及其他财务分析表；财务分析系统向系统提供预算数，对总账系统中的填制凭证进行预算控制。 （三）总账系统的操作流程 1、新用户操作流程 2、老用户操作流程 第二节 账务处理系统初始设置 一、总账系统启用 （一）根据单位的具体情况，采用不同应用解决方案 1、对于业务较小的小型企业 2、对于业务较复杂的企业 3、对于机构设置较复杂的企业 4、对于往来业务较多的企业 （二）总账系统的启用 单击“开始”/“程序”/“用友ERP－U8”/“财务会计”/“总账”，进入“总账”注册界面，输入操作员，选择账套和操作日期，单击“确定”。 二、系统参数设置 总账初始化时首先进行业务处理控制参数设置，它决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。 在总账初始化中需要设置业务控制参数包括：制单控制、凭证控制、外币核算、预算控制、账簿打印格式控制、会计日历控制以及其他参数控制。企业应根据实际情况，在建立账套之前正确选择适合于本企业的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的。 三、数据权限分配 在“总账系统”界面，单击“设置”/“数据权限分配”，选定欲设置权限的用户，单击“授权”，选择相关的会计科目，输入完毕单击“保存’。 【提示】必须在系统管理中定义角色或用户，并分配完功能级权限后才能在这里进行“数据权限分配”。 数据权限分配包括：记录权限分配和字段权限分配。前者是指对具体业务对象进行权限分配。使用前提：在“数据权限控制设置”中选择控制至少一个记录级业务对象。后者是对单据中包含的字段进行权限分配。 四、金额权限分配 本功能用于设置用户可使用的金额级别，对业务对象提供金额级权限设置：采购订单的金额审核额度、科目的制单金额审核制度。在设置这两个金额权限之前必须先设定对应的金额级别。对如下业务对象提供金额级权限设置：采购订单的金额审核制度、科目的制单金额额度在设置这两个金额权限之前必须先设定对应的金额级别。在“总账系统”界面，单击“设置”/“金额权限分配”，单击“增加”，输入用户编码，用户名称，级别，输入完毕单击“保存”。 五、期初余额录入 为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。 在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。 （一）录入基本科目余额 在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。 如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是在年中建账，则可录入启用当月（如4月）的期初余额及年初未用的月份（即1月至3月）的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。 注意： （1）如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。 （2）非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。 （3）出现红字余额用负号输入。 （4）修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。 （5）凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。 （二）录入个人往来科目余额 如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统打开的“个人往来期初”对话框中输入相关信息。 （三）录入项目科目余额 如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开的“项目参照”对话框中输入相关的信息。 （四）录入单位往来科目余额 如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则需在系统打开的“客户往来期初”或“供应商往来期初”对话框中输入相关的信息。 （五）调整余额方向 在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方向的功能，即在还未录入会