电子邮件使用规范讲解.pptx

电子邮件基本使用规范 和记黄埔（中国）商贸有限公司 email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显 email的重要特征： Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保留沟通内容 《合同法》 第11条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。 延时沟通 书面沟通 远程沟通、情境单一 有潜在风险 email的写、发、收 email的收发工具 使用email的好习惯和坏习惯 总目录 email的写、发、收 撰写 发送和抄送 收信 回复和转发 email的收发工具 使用email的好习惯和坏习惯 总目录 邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨 一定不要空白标题，这是非常失礼的 标题应表明邮件主旨、简明扼要 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相干的事情 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。 邮件标题的注意点 称呼与问候:不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略  恰当地称呼收件者 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其 给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。 如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总” “x经理”；如果对外沟通，必须按照职务 尊称对方 Email开头结尾最好要有问候语 开头：“你好” “您好” “大家好” “各位好”… 结尾： “祝您工作顺利” …… 正文：汉字老老实实用宋体，西文用arial，10号字号；严禁生僻字体。 原则 子原则 举例/说明 简明扼要， 重点突出 用语简洁明了 通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率 分类叙述、逐条排列 领导： 今天约见了X厂商，沟通信息如下： 1、产品价格：…… 2、产品进货量：…… 3、附加服务：提供一次现场培训…… 合理提示重要信息 本周会议纪要如附件。市场部有新增工作，提请关注。 注意行文措辞和语气 警惕书面语语气（写完邮件自己读一遍） 李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。 杜绝怒吼式 严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！ 杜绝可爱式 公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸 附件： 提醒收件人查看附件 合理命名附件 附件通常不超过2m，最大不超过5m 特殊格式附件，告知收件人打开方式 注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表 结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线以区别于正文 email的写、发、收 撰写 发送和抄送 收信 回复和转发 email的收发工具 使用email的好习惯和坏习惯 总目录 发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 TO 发送 发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复响应的人 CC（carbon copy） 抄送 CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email BCC（blind carbon copy） 密送 即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替 选择邮件发送对象的时候避免以下现象 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 不能随便向群体邮箱发送不必要消息 全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送 一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭） 选择邮件发送对象的时候避免以下现象 几种常见的邮件发送对象选择 工作计划的发送对象 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理 项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导 寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人，