服务”浅谈高校系办公室秘书的角色定位和服务.PDFVIP

扮好 “两种角色’’强化 “三个服务 — — 浅谈高校系办公室秘书的角色定位和服务意识 李非 (华北电力大学动力工程系) 摘要：高校系办公室秘书在管理系统中发挥着重要的作用。高校系办公 体而言，应注意做好以下三个方面的服务工作 室秘书既是管理者又是服务者，作为一名合格的系办秘书，必须确立好 自己 2．1决策服务。系办公室是系领导决策的参谋部 ，办公室秘书就 的角色，增强自身的服务意识。 是 “参谋长”，既然是 “参谋长”，就不能混同于一般的 “小兵”，不能只 关键词：高校 秘书 角色 服务 是坐等听命，奉命办事，被动工作，而应围绕教学这个中心工作，贴近 0引言 系领导的思路，围绕系领导的意图积极做好决策服务。要想领导之所 在高等学校，系是基层的教学单位。系办公室既是联系上级职能 想 ，谋领导之所虑，多了解师生们的要求、愿望、意见和建议 ，关心和 部门、系领导和广大师生的枢纽，又是各种信息处理加工的中心，牵 满足他们的各种需求，平时要耐心接待师生的来访和咨询 ，要定期不 涉面广，工作纷繁复杂，综合性强，同时具有较强的辅助性和服务性。 定期的进行调查，把调查结果及时上报。因此，在决策前要提前介入， 因此，作为一名合格的系办秘书，必须确立好 自己的角色，增强 自身 先行调研，结合实际，提出具有价值的信息、建议和意见，供领导决策 的服务意识。 参考。要超前运作，不做事后 “小诸葛”，凡事想在前、做在前、服务在 1扮好 “两种角色” 前 ，真正成为系领导称心的参谋与助手，协助领导制定出各项规章， 系办公室在一个系中居于特殊地位 ，处于联系上下和沟通左右 建立科学的激励机制。 的中介地位。系办秘书则是处在系主任身边，从事办公室事务工作， 2-2协调服务。在现代管理实践中，组织运转出现矛盾和失调的 进行教学管理，办理各种文书，联系各方以保证整个系工作正常运 现象不断出现，协调就成为了现代管理的主要任务，协调服务也就成 转，直接为领导工作服务并为各方面服务的助手，从地位上看，他们 为了秘书工作中的主要职能。因此，系办秘书对内要强调团结协作、 是一个特殊的岗位 ：就高校管理体系及其工作性质与任务来看，他们 步调一致，对外要理顺和处理好各种工作关系，既坚持原则，又注意 属于基层教育管理人员；从职能上看，他们是系领导与教师沟通的桥 工作的灵活性，确保全系各方面工作的正常运行。在组织内部 ，系办 梁，是系教师与学生联系的纽带。概括的说，系办秘书的基本角色就 秘书主要是对本系所属教研室、教师、学生之间的协调。秘书是基层 是领导的 “外脑”，发挥着智囊的作用，是领导的 “左右手”，提供全面 管理人员，处于比较特殊的地位，即上有决策者，下有执行者，处于主 的和全程的工作服务。所以，系办秘书要注意扮演好两个角色： 管与基层教师之间，并且更接近上司，教师普遍视秘书为系领导的替 1．1助手角色，主动而不越位。系办秘书的工作是以系领导的工 身和代言人，因此，系办秘书在进行协调时，应该以谦虚、平等的态度 作为轴心，进行上下左右前后的同步运行的辅助性工作。辅助性决定 对待每一位师生，起到沟通、传递、劝解、建议等作用，不能因地位的 了一定的被动性，怎么变被动为主动，当好助手，关键在于研究领导 特殊而以“二首长”的身份 自居。如在代表系领导布置工作时，尽量以 的工作思路 ，分析领导的意图，并理解、完善和落实，切不可 自以为 商量的口吻，不可颐指气使、发号施令，工作上应多体谅教师的难处 是。 和繁重的工作负担，尽量给予帮助和解决。对同事一定要树立 “服务” 1-2协调角色，沟通上下左右。秘书的协调职能有利于领导工作 的观念 ，关心他们的工作、生活和情绪，多与同事接触 ，多与他们谈 的正常进行，有利于提高机关、单位的工作效能。系办秘书是沟通本 心，以增加了解，消除隔阂，促进友好合作。系办秘书应充分的认识 系与教学主管部门的要求、老师对学生的要求、学生对老师上课的建 到，高校教师除了考虑物质层面的因素外，所看重的还有学术环境的 议和看法等及时传达给教师