文书承办人员应有的档案管理素养.pptVIP

永久檔案 涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。 涉及國家或本機關重要法規之制（訂）定、修正及解釋者。 涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。 對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。 具有國家或機關重要行政稽憑價值者。 具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。 對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。 具有重要科技價值者。 具有重要歷史或社會文化保存價值者。 屬重大輿情之特殊個案者。 法令規定應永久保存者。 其他有關重要事項而具有永久保存價值者。 例：月退休、年撫敘、月撫敘、校務發展計畫、歷史文物、 內部規章、專利申請、技術移轉… …等 定期保存50年 機關共通性檔案保存年限基準表列為保存年限50年之檔案 例：校級教評會、考績、任用審查審定函、 一次退休、派免遷調、約聘僱人員管理（含計畫、名冊、契約書及離職儲金）… …等 定期保存30-20年 本機關主要職掌業務推動及執行之檔案 本機關主要職掌業務成效評量或稽憑之檔案 機關共通性檔案保存年限基準表列為保存年限30年至20年之檔案 例：動產管理、特殊或巨額採購、採購爭議處理、 申訴評議、審計查核、簽訂姐妹校合作計畫、獎懲與申訴、強制與執行… …等 定期保存15-10年 本機關主要職掌業務例行辦理之相關檔案 本機關收受他機關法律、法規命令、行政規則及解釋令（函）等相關檔案 機關共通性檔案保存年限基準表列為保存年限15年至10年之檔案 例：法令及釋疑、學生陳情、行政單位評鑑、 未達公告金額採購、委託鑑定、建教合作計畫、… …等 定期保存5-1年 本機關一般事務性及一般例行性業務之相關檔案 本機關收受他機關週知性或本機關職掌業務無關之存查性質之檔案 他機關研修法令意見徵詢及法規宣導相關公文 機關共通性檔案保存年限基準表列為保存年限5年至1年之檔案 例：學生赴外補助、專案短期交換學生、專家學者赴外研究、 委託審查、國防役業務、各類獎項、差勤休假… …等 註記分類號及保存年限 承辦人員簽辦文稿時，應就案件內容，依據檔案分類及保存年限區分表註記分類號及保存年限 檔案應分入專屬類目，如無專屬類目，應視檔案性質歸入較適當之類目 涉及二類目以上之檔案，應分入最重要且適切之類目或主要事由所屬類目 同一案卷之檔案，應分入同一類目 範例 承辦人應配合事項（三） ─檔案銷毀前置作業 配合審酌檔案銷毀目錄 檔案超過保存年限 每年辦理1次 檔案管理單位列印檔案銷毀目錄　 （延長保存年限時，須註記延長年限及具體理由） 　校長同意　 　 保存年限10年、產生時間超過30年以上，應邀集業務單位，就其行政價值、法律價值、資訊價值、歷史價值進行會審。 屬於機關共通性檔案保存年限基準表適用範圍者，不在此限 擬銷毀目錄審查及填寫注意事項 業務單位審核 教育部審核 檔案管理局核定 承辦人應配合事項（四） ─機關檔案之借調與應用 機關檔案之借調－公務機關篇 機關內的借調： 填寫調案單 經單位主管及業務單位主管核准後，送檔案管理單位調取 延長使用時間（借調期限1次為15天），須提出展期申請，展期次數以3次為限。仍須使用者，應先還卷，再重新申請借調 借調人應善盡保管責任，不可遺失、轉借、轉抄、拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞或變更檔案內容 校內調閱流程 登入公文管理系統 97年以前檔案： 舊檔查詢 98年以後檔案： 公文查詢 主管核章完成後：調閱檢視→ 調閱影本，向檔管人員索取 調閱影像檔，點選調案單序號，逕行瀏覽 設定查詢條件 點選文號 調閱申請 設定調閱項目 表單儲存（產生調閱單序號） 待處理公文 讀取調閱單序號 核章 送出 設定查詢條件 點選文號 調閱申請 設定調閱項目 表單儲存（產生調閱單序號） 待處理公文 讀取調閱單序號 核章 送出 機關檔案之借調－公務機關篇 機關間的借調： 借調機關應備函向檔案主管機關提出申請 檔案主管機關須經權責長官核准後，才可以提供 展期申請次數以3次為限。仍須使用者，應先還卷，再重新申請借調 借調人應善盡保管責任，不可遺失、轉借、轉抄、拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞或變更檔案內容 機關檔案應用申請之准駁 －民眾篇 以書面（申請書、切結書、委託書及身分證明文件）說明理由，向相關機關提出申請檔案應用 經檔案主管機關之業務單位核准後，可以閱覽、抄錄或複製檔案，並以案件或案卷為單位 除非有法律依據，否則檔案主管機關不能拒絕 檔案以提供複製品為原則。若有使用原件必要時，應於申請時記載理由 檔案主管機關應於受理日起30日內，以書面將審核結果通知申請人 若不合規定或資料不全，應通知申請人於7日內補正。申請人於7日內未補正，得駁回申請 須補正之申請案，其